PEMROGRAMAN EVENT
5.1 MENGGALI
TEMA DAN JENIS EVENT.
Menciptakan sebuah event ataupun produk hampir
dipastikan melalui berbagai analisa, riset dan peluang pasar yang tersedia.
Pertanyaan-pertanyaan dan tantangan yang mendasar apakah event yang kita
lakukan memenuhi kebutuhan dan memuaskan pelanggan?. Banyak orang
bertanya-tanya sebelum membuat sebuah event/produk; apa yang dibutuhkan pasar
sekarang? Produk apa yang harus saya deliver ke pasar sekarang? Apakah produk
saya akan laku dipasaran? Apa yang sedang trend saat ini?;. Melihat peluang
pasar membutuhkan suatu kejelian dan keberanian untuk menganalisa dan
memutuskan. Dan itu semua membutuhkan informasi yang akurat baik dari konsumen,
calon konsumen maupun industri yang perlu digali baik secara langsung maupun
referensi media lainnya.
Secara grafik untuk melihat peluang pasar mungkin akan
lebih mudah dengan diagram berikut ini.
 |
|
Invention (penemuan
sesuatu yang baru)
|
||||||
|
Inovations (
|
 |
||||||
|
||||||
|
||||||
Maka apa yang dinamakan dengan peluang pasar adalah :
Bahwa ada pasar untuk produk kita; atau kita menciptakan pasar untuk produk
kita.
Analisa Market
Opportunity
hasil akhir dari pemahaman kebutuhan adalah suatu
analisa potensi pasar yang tersedia bagi produk yang ingin kita ciptakan.
Biasanya penekanan ditujukan pada sektor pasar mana dan informasi apa saja yang
diperlukan bagi pelanggan atau pelanggan potensial kita. Selali riset,
informasi-informasi tentang pasar dapat kita cari melalui referensi dari koran,
internet, buku, majalah dan lainnya.
Analisa Peluang pasar ini akan sangat membantu kita
dalam menentukan informasi apa saja yang harus kita sampaikan kepada mereka
dalam :
l Produk baru apa yang harus kita kembangkan
l Modifikasi yang memungkinkan dari produk lama
l Produk lama apa yang harus ditinggalkan
l Menentukan bagaimana cara menyampaikan yang lebih baik
kepada pelanggan
Identifikasi dan
Analisa Opportunity yang eksisting
Dalam identifikasi
Opportunity Market yang eksisting, beberapa pertanyaan harus dapat dijelaskan
melalui data-data yang ada:
l Apa yang belum memuaskan konsumen sekarang?
l Apakah target konsumen kita merupakan konsumen
eksisting?
l Seberapa efektif perubahan itu terhadap konsumen
/calon konsumen kita?
Push strategyV.S. Pull
strategy: Menggunakan kedua strategi untuk menggali event Anda
Dalam realitanya kita sering mendengar event-event yang bahkan kita
belum pernah mendengarnya apalagi mengetahui detil kontennya. terkadang kita
hanya samar-samar saja pernah mendengar judul atau kaitan dengan event
tersebut, tetapi karena kekurangan informasi biasanya hanya kita cuekin saja.
Misalnya saja, berapa banyak orang yang pernah mendenganr atau mengetahui
tentang woodstock, mungkin dari kalangan dewasa di kota-kota besar, mayoritas
mereka pernah mendengarnya. Berbeda dengan dengan kalangan dewasa yang tinggal
di kota-kota kecil, kemungkinan besar akan sangat sangat jarang mereka
mengenalnya. Hal ini kemungkinan juga terjadi dikalangan anak-anak muda.
Mungkin sebagian kecil dari mereka yang mengenal kata-kata woodstock.
Nah, sekarang apa hubungannya hal diatas dengan pemrograman event. Jika
target market atas event yang kita tuju memerlukan edukasi atas event kita, dan
mereka tidak banyak mengenal tentang gambaran event yang akan kita buat, maka event
organiser seharusnya menyelenggarakan event tersebut dengan kerja lebih keras
lagi. Mereka harus mengkapanyekan produk-produk event tersebut dengan berbagai
trik dan cara berpromosi kepada kita agar pengetahuan atas segmen pasar yang
kita tuju lebih luas dari yang ada.
Ada juga event yang sebenarnya sangat kita tunggu-tungu tetapi belum
ada yang menyelenggarakannya, padahal orang-orang yang sama seperti kita cukup
banyak jumlahnya.
Jadi event apa yang harus kita buat? Dengan memahami strategi ini maka
event organiser akan dapat menggali tema-tema event dari sisi konsumen atau
dari sisi kontent yang ingin kita sampaikan kepada mereka.
Dalam bahasa event, push-pull
strategy mengacu pada cara yang
berbeda dalam membuat event untuk mencapai target
market. Dalam push strategy, anda
“mendorong” konten atau produk anda kepada audien yang peduli atau mungkin
tidak peduli dengan hal itu.
Dan sebaliknya, skenario pull
strategy, konsumen ditarik oleh konten atau produk anda ke arah mereka,
karena mereka pernah mengenal atau berminat untuk lebih mempelajari mengenai
hal tersebut.
Dengan kata lain, push strategy melibatkan usaha yang aktif untuk menarik target market melalui metode push
marketing seperti iklan di website
yang relevan, e-mail marketing dan
praktek cold calling atau e-mailing prospek, advetorial dan metode
lainnya yang lebih menekankan kepada suatu deskripsi atau penjelasan yang lebih
rinci.
Disisi lain, pull strategy melibatkan pengembangan secara aktif
merk/kontent yang benar-benar dapat dilihat. Hal ini mendorong konsumen untuk
mencari produk anda, karena mereka yakin anda dapat memenuhi kebutuhan mereka.
Metode yang umumnya digunakan adalah pull marketing seperti wawancara
media, pembicara konferensi, sindikasi konten dan word of mouth.
Dalam push marketing, anda
terutama fokus pada fitur produk atau layanan dan anda mencari respon langsung
dari target audien. Mereka bisa saja
membeli, tidak membeli atau memilih masuk kedalam newsletter anda untuk lebih permission
based marketing.
Disisi lain, pull marketing
fokus pada pembangunan bisnis atau merk personal anda. Target pasar anda lebih
tersebar dan tidak secara kaku terdefinisi oleh tindakan anda: anda tidak
mengirim e-mail 20 target prospek,
anda buat publisitas pada pengguna akhir yang akan menemukan anda secara tidak
sengaja.
Pada batas tertentu, push
marketing seringkali melibatkan strategi jangka pendek berupa iklan
berdurasi waktu atau event tertentu
(tawaran keanggotaan baru, memanfaatkan situasi Natal) sementara pull marketing fokus pada pengembangan
kepercayaan dan nilai yang diterima.
Studi kasus :
POLICE ACADEMY STUNTMAN SHOW
Ketika team kami memberikan proposal kepada manajemen untuk mengadakan
show Police Academy stuntman show, tanggapan tiap anggota berbeda-beda. Ooh itu
kan cerita police academy waktu kita kecil. Walah kamu mau bikin sekolah polisi
di ancol?, lho, opo maneh iku..? wah itu bagus, kaya yang di australi atau
amerika kan show nya?, weleh gak usah ambil resiko lah..itu di indonesia gak
dikenal, no comment deh, gak dong saya…
Sebagian orang mengenal bahkan pernah melihat event police academy,
sebagian besar belum pernah dan bahkan skeptis tentang tema yang akan kami
ajukan. Ini kenyataan bahwa setiap orang bebas mengekspresikan pendapatnya
dengan gaya bahasa dan bentuk kata mereka. Mulai dari yang mendukung,
mengetahui, memberikan pendapat hingga yang skeptis atas tema yang akan kita
buat. Padahal itu dalam satu atap organisasi yang notabene pengetahuan dan
wawasan mereka cukup tinggi.
Kita sebagai team dari police mau tidak mau harus memberikan edukasi,
deskripsi dan argumentasi atas tema tersebut. Dengan data-data yang kami
miliki, kami berusaha menjelaskan kepada mereka baik pada saat formal maupun
informal. Setiap orang membutuhkan waktu untuk mencerna informasi yang
diperoleh, mencari referensi lebih lanjut, membandingkan dengan yang lain
hingga akhirnya memberikan pendapat dan keptusan. Dan untuk mengedukasi
tersebut tidak dapat dilakukan hanya dalam waktu sehari dua hari.
Artinya apa, bahwa team harus menggunakan push strategy kepada
manajemen dahulu sebelum melakukan push strategy kepada segmen pasar yang kita
tuju. Pada waktu itu analisa ktia adalah bahwa kualitas show police academy
kita yakini bagus, dengan berbagai referensi show police academy di
negara-negara lain seperti australia, amerika dan bahkan dari italia sendiri.
Kita yakin bahwa orang yang akan menonton tidak akan kecewa bahkan mereka akan
menyukainya.
Lalu kita menyusun langkah-langkah dan strategi edukasi (push strategy)
kepada target markt kita. Melalui media tv, cetak, radio, billboar, leaflet dan
lainnya kita berfokus pada dua hal : pertama bahwa police academy stuntman show
adalah pertunjukan akrobatik mobil (sunt) dan yang kedua adalah bercerita
action antara polisi melawan penjahat.
Dan benar saja, ketika kami melakukan tes dengan teaser-teaser, banyak
sekali responden kita yang mempunyai pendapat berbeda-beda : memang ancol mau
bikin sekolah polisi ya?, di ancol ada pendidikan polisi sekarang?, polisi-polisi
sekarang latihannya di ancol?, wah ada motor show di ancol?, kapan ada balap
mobilnya?, apaan sih itu?, oh itu show kayak di tv dulu ya, yang kartun police
academy?, wah ada police academy stuntman di ancol..keren..
Hampir sama dengan linkungan organisasi kami, bahwa tanggapan orang
berbeda-beda atas tema yang kita tawarkan kepada mereka. Karena kami lebih
mengetahui tentang konten event tersebut, maka kami juga yang harus
menyampaikan kepada calon konsumen kita agar pemahaman atas event itu diterima
oleh konsumen.
Kapan Kita Menggunakan Strategi Push Marketing?
Jika anda memiliki blog atau
produk baru, strategi push awal yang
dilakukan sangat berguna karena merk/produk anda belum dikenal oleh target market. Secara aktif menarik
teman dalam jaringan anda dan menyampaikan artikel terbaik anda merupakan cara
jitu yang dapat dilakukan karena anda belum memiliki audien yang akan
melakukannya untuk anda.
Kesalahan terbesar yang biasanya terjadi adalah dengan mengasumsikan
bahwa blogger dan konsumen potensial
tahu mengenai artikel atau produk anda. Jika website anda benar-benar baru, sulit untuk memperoleh perhatian dan
media mungkin tidak yakin mengenai konten atau pengalaman anda.
Push marketing membuat merk anda tersebar luas dan terlihat dimana-mana. Hal ini juga
akan membantu anda memperoleh leads
yang dapat anda ubah menjadi konsumen loyal.
Kapan Kita Menggunakan Strategi Pull Marketing?
Pull marketing seharusnya digunakan bersamaan dengan push marketing sebisa mungkin. Sebagai contoh, anda dapat menarik
pembeli dengan menciptakan konten yang relevan. Setelah mereka mendaftar dalam
komunitas atau berlangganan newsletter
anda, anda dapat mulai push marketing
pada segmen tertentu dari audien yang sudah didapat.
Ada beberapa hal dimana pull
marketing berhubungan dengan masalah tertentu. Jika model monetisasi
(proses untuk menjadi uang) anda melibatkan penyediaan layanan yang melekat
pada merk (konsultasi), anda membutuhkan saluran penjualan yang dibangun dari
kepercayaan end user.
Prospek harus merasa yakin bahwa anda adalah solusi terbaik bagi
permasalahan mereka.
PEMROGRAMAN KESELURUHAN
Perencanaan dan pemrograman event adalah
event itu sendiri, karena hampir 60% pekerjaan event berada pada perencanaan
dan pemrograman. Setiap hal-hal yang detil harus dibahas dan diektahui bersama
sehingga semakin detil sebuah perencanaan itu akan semakin baik bagi semua
anggota tim untuk mengambil keputusan dilapangan.
Pemrograman sebuah event pad dasarnya adalah
mencakup item-item pokok, mencakup :
v Pilihan Entertainment
(artis, materi show, Atmosfir)
v Dekorasi dan disain (Ambiance)
v Pemilihan venue/site yang layak (Kesesuaian)
v Supplier dan vendor
v Audio-Visual, Electrical
Services
v Staging &
Lighting (kebutuhan produksi)
v Event
resources, budget concerns (Affordability)
v Catering & pilihan menu (Layanan Makanan)
v Isu legal dan tanggungjawab
(Legalitias)
v Perijinan dan keamanan
v Hotel dan akomodasi
v Lalulintas dan Parkir (Transportasi)
v Akses handicap
& kebutuhan khusus (Special needs)
v Dan lainnya.
Setiap event akan mempunyai detail yang berbeda. Event
pernikahan tidak sama dengan event musik, event konferensi tidak sama dengan
dengan event talk show dan event sport tidak sama dengan event religi. Dengan
mengetahui poin-poin pokok itu, anda bisa mengembangkan ke arah yang detil.
Setiap event organiser selalu menginginkan event nya
terlaksana dengan sukses dan tanpa kendala yang berarti. Ini berarti memerlukan
pengetahuan yang mendalam akan sebuah proses dari detik ke detik dan dari tingkat
satu ke tingkat lainnya, keahlian dalam mengambil keputusan dan menganalisa
resiko dan kejadian yang memungkinkan membuat event tersebut gagal ataupun
terhambat. Tidak semua perencanaan berjalan seratus persen sama dengan
pelaksanaan dilapangan, di setiap perjalanan sering terjadi perubahan baik oleh
tim kita sendiri, manajemen, alasan sponsor maupun alasan keamanan. Tetapi
semakin detil pengetahuan akan perencanaan dan lokasi maka akan semakin cepat
pula anda berpikir dan bertindak. Semakin tidak detil dan tidak pengalaman
anda, maka akan semakin tidak efektif pula perencanaan anda.
Ada Beberapa hal yang
menyebabkan perencanaan sebuah event
tidak efektif, misalnya:
v Lambatnya pengambilan keputusan
v Dana dan biaya yang tidak cukup terhadap rasio anggaran
v Penundaan dan waktu perencanaan yang sempit
v Sedikit atau tidak punya pengalaman dalam perencanaan event
v Sedikit atau tidak ada rencana yang memberi perhatian
pada detil yang penting
v Wawasan dan pengetahuan
v Tidak ada rencana, timeline,
jadwal atau agenda tertulis
v Tidak ada jasa profesional/ahli yang mendampingi
v Tidak ada prioritas, rencana dan pelayanan
v Tidak ada komitmen waktu, perhatian, dan tenaga yang
cukup untuk melakukan apa yang perlu dilakukan yang akan mendorong keberhasilan
event.
v Membuat asumsi yang salah mengenai apa yang harus
diperhatikan dan apa yang tidak
v Kurangnya koordinasi dan komunikasi antar entitas yang
terlibat mengenai tugas-tugas, tanggung jawab, dan waktu pelayanan.
v Tidak ada perencana event yang benar-benar berpengalaman dan berdedikasi yang
dipekerjakan untuk menjalankan operasional dan untuk memastikan segala sesuatu
yang dibutuhkan terlaksana tepat waktu
v Memiliki sikap mental yang negatif dan kurang memiliki
komitmen untuk mengerjakan sesuatu yang memastikan segalanya terlaksana dengan
baik.
v Nato (no action talk only)
Keputusan adalah tonggak awal untuk bertindak, jadi
persiapkan segala data dan analisa sebelum mengambil keputusan dengan dasar
yang logis dan dapat dipertanggung jawabkan. Karena semakin sedikit data yang
diperoleh maka akan semakin lama lama pula dalam pengambilan keputusan.
Beberapa orang yang risk averse (penghindar resiko) bahkan selalu menunda-nunda
keputusannya karena takut dalam menghadapi resiko dan kesalahan di depan.
Beberapa event
yang gagal memiliki anggaran yang tidak realistis dan berada dibawah yang
semestinya. Sehingga menyebabkan event
mengalami kegagalan sebelum rencana yang sebenarnya dilaksanakan. Dana yang
telah dikumpulkan dikeluarkan untuk melakukan sesuatu yang disebut “fluff”. Yaitu sesuatu yang bukan
merupakan fokus utama event dan
sesuatu yang hanya memiliki dampak pada kesan yang kecil dan tidak abadi dari
keseluruhan event. Dalam bahasa
keseharian kita adalah belanja atas hal-hal yang “tidak penting” dan “nggak
ngefek”. Banyak sekali event yang
tidak dapat dilaksanakan karena kurangnya dana dan karena pengeluaran yang
dilakukan untuk item yang bukan
menjadi prioritas.
Kesalahan perencanaan yang tidak efektif lainnya
adalah penundaan, yaitu tidak diberikan waktu yang cukup untuk melakukan
sesuatu yang perlu diselesaikan. Ketiadaan komitmen waktu untuk melakukan
sesuatu yang perlu dilakukan sehingga menyebabkan ketergesa-gesaan membuat
individu stres dan tidak dapat menikmati antisipasi pekerjaan yang dilakukan.
Beberapa event
dengan serampangan dikerjakan oleh orang yang tidak berpengalaman yang secara
jujur sebenarnya ingin melakukan yang terbaik bagi kesuksesan event, namun kurang pengalaman untuk
menghasilkan event seperti yang
mereka impikan. Beberapa event
memiliki perencanaan yang tidak cukup karena jumlah waktu yang digunakan untuk
melakukan perencanaan juga tidak cukup. Beberapa tidak membuat perencanaan yang
baik dan tidak melatih diri mereka untuk menyelenggarakan event yang mereka sendiri ingin terjadi.
Wawasan dan pengetahuan atas event itu sendiri menjadi
penting. Semakin bayak wawasan dan pengetahuan kita, maka akan semakin banyak
referensi yang kita dapat, sehingga dalam perencanaan kita dapat membandingkan
antara satu dengan lainnya.
Beberapa orang tidak melihat kebutuhan akan
perencanaan tertulis yang seharusnya juga memasukkan time line dari awal sampai event
selesai dan juga urutan pelaksanaan event
dan pemberitahuan mengenai keberhasilan event
yang diharapkan.
Beberapa tidak memiliki pelayanan yang cukup atau
tidak memiliki organisasi atau pendelegasian pada jasa profesional yang
seharusnya dikontrak untuk melaksanakan event.
Ada beberapa jasa yang seharusnya diserahkan saja pada profesional. Kita tidak
harus melaksanakan semua jenis kegiatan sendiri, menggandeng
organisasi-organisasi lain maupun perorangan akan membuat kita lebih bisa fokus
terhadap hal-hal yang utama.
Beberapa tidak memiliki prioritas perencanaan dan
pelayanan. Sehingga mereka tidak menganggarkan setiap pelayanan yang harus
dilakukan. Beberapa membuat asumsi bahwa penyedia jasa itu dapat membaca
pikiran mereka dan setiap orang selalu bersepakat dengan pemahaman tentang apa
yang diinginkan untuk event mereka.
Membuat asumsi adalah satu kesalahan besar yang sering dilakukan oleh banyak
orang saat merencanakan event.
Satu-satunya asumsi yang benar yang dapat dibuat adalah perencanaan yang tidak
mencakup secara detil dan tidak tertulis akan segera terlupakan seiring dengan
semakin dekatnya waktu pelaksanaan event.
Kesalahan utama yang terakhir dari perencanaan yang
tidak efektif adalah kurangnya komunikasi dengan entitas yang terlibat yang
memiliki kewajiban dan tanggung jawab tertentu sebagai elemen kunci event. Khususnya tidak berkomunikasi
langsung dengan entitas tertentu lewat telepon atau e-mail merupakan resep dari kesalahan ini.
Ada orang yang bertipe nato (no action talk only),
mereka selalu membicarakan hal-hal yang bagus yang di awang-awang, tetapi tidak
mau mengerjakan hal-hal yang lebih nyata/realistis.
Apa sebenarnya tujuan dari
perencanaan yang detil itu? Sebagian besar di dedikasikan untuk mengurangi
resiko dan keadaan emergency dilapangan. Keadaan emergency yang seharusnya
dapat dihindarkan melalui perencanaan tadi, ternyata di tengah jalan tidak
terdekteksi oleh team.
PRIORITAS
Dalam keadaan yang banyak resiko dan emergency, maka
event manager memerlukan suatu prioritas pemikiran dan tindakan atas event yang
akan maupun sedang berjalan. Tergantung pada tipe event, fokus dan penekanan terhadap prioritas tertentu sangat beragam.
Saat menentukan prioritas pelayanan kadang-kadang kita belum mempunyai clue ketika pertama kali kontak,
wawancara, dan bekerja bersama. Beberapa orang umumnya memulai dan terkadang
menyelesaikan sesuatu dengan entitas yang telah mereka kenal dengan baik dan
sudah merasa nyaman. Masalah yang timbul dengan pendekatan ini umumnya adalah
membiarkan tim memprioritaskan arahan pada aspek yang kurang penting dan
sehingga mengabaikan faktor-faktor yang sebenarnya merupakan prioritas utama
dimana keberhasilan event secara
keseluruhan tergantung pada faktor tersebut.
Kurangnya
pemahaman mengenai tujuan event dan
prioritas yang baik sering menyebabkan seseorang membeli atau mengeluarkan uang
untuk area-area yang kurang penting yang kemudian baru diketahui tidak ada
ketersediaan atau sumber daya untuk melaksanakan pelayanan yang sebenarnya
berkontribusi paling signifikan bagi keberhasilan keseluruhan event. Beberapa orang baru kemudian
merasakan bahwa apa yang sebenarnya mereka butuhkan tidak tersedia. Sehingga mereka
harus puas dengan segala yang telah terjadi, dimana mereka tidak mendapatkan
elemen penting dari apa yang harapkan sepanjang hidup mereka. Statistik
finansial yang lain juga menunjukkan bahwa tidak tepatnya prioritas yang
dilakukan akan menyebabkan lebih banyak uang yang keluar hanya untuk
memperbaiki kesalahan karena kurangnya perencanaan dan prioritas yang buruk.
EMERGENCY
Emergensi adalah segala sesuatu berupa kesalahan yang
tidak terhindarkan. Ada sesuatu yang dapat anda rencanakan, dan ada yang tidak.
Yang harus disadari adalah bahwa segala sesuatu bisa salah sebelum atau pada
saat event berlangsung, namun yang
harus dipahami bahwa hal itu sangat normal. Mengatasi terjadinya kesalahan
tersebut adalah hal yang lain. Event
yang dianggap memiliki sedikit kesalahan adalah yang fokus pada gambaran besar
dan memiliki rencana kontingensi. Bagaimana rencana anda untuk mengatasi
sesuatu yang salah dalam event anda?
Meskipun tidak mungkin ada orang yang dapat merencanakan segala hal, ada
beberapa pertimbangan utama yang dapat dilakukan untuk mengurangi atau
menghilangkan hal tersebut.
Pertimbangan utama yang pertama adalah mempekerjakan
jasa profesional untuk melaksanakan event
anda. Kemampuan untuk memahami dan rencana kontingensi adalah bagian dari pekerjaan
mereka. Yang kedua adalah, tetap fokus pada gambaran besar dan jangan bersusah
payah dengan hal yang kecil, maksudnya lakukan delegasi. Dan yang ketiga adalah
pemahaman bahwa “Devil is in the details”.
Yaitu, rencanakan event anda dengan
detil mengenai apa yang telah dan akan terjadi dan siapa yang bertanggung jawab
untuk tugas-tugas spesifik tersebut. Mengerjakan detil event anda sebelum minggu dan hari event dan anda akan benar-benar menjadi bagian pekerjaan yang
mendepak devil dari event anda. Keempat, buat rencana
kontingensi atau rencana cadangan. Pikirkan dengan detil dan semua jasa yang
direncanakan dan atasi semua kondisi dan situasi yang mungkin akan
mengganggu. Memiliki rencana kontingensi akan mengatasi setiap kondisi
yang berlawanan dan tetap akan menempatkan tujuan tetap pada jalurnya sehingga event dapat berjalan senormal mungkin.
Kelima, biarkan yang lain mengerjakan pekerjaannya sendiri. Yaitu biarkan
setiap orang yang terlibat dalam perencanaan dan penyelenggaraan event anda berada dalam rencana event dan apa rencana kontingensi yang
telah dibuat untuk menghadapi keadaan emergensi.
Sekali lagi, anda tidak bisa mengatasi setiap detil
atau emergensi, dan tidak akan pernah berakhir jika anda mencobanya, yang bisa
dilakukan adalah dengan merencanakan.
MEMBUAT ACARA YANG MENGESANKAN (MEMORABLE)
Seringkali kita menonton acara dengan rasa jengkel
dan asem. Weleh acara apaan itu tadi. Acara yang menyebabkan pengunjung kecewa
dan memberikan komentar-komentar yang negatif, akan membahayakan potensi masa
depan event itu sendiri. Selain produk-produknya yang di cap jelek,
penyelenggaranya pun akan terkena imbas bahwa hasil kreasi organiser itu
jelek-jelek.
Sehingga momentum apa yang kita perlukan agar
mereka dapat mengingat event dengan baik? Satu jawaban adalah untuk membuatnya
menjadi unik, menarik dan menyenangkan dengan format pertunjukan yang memukau!
Banyak event organiser lebih memperhatikan tentang
detil fungsi pengisi acara secara terpisah pisah. Mereka khawatir jika
pelawak/pemain komedi tidak akan bekerjasama dengan kompak, artis-artis
melakukan interaksinya dengan penonton tetapi melakukan/membuat lelucon yang
tidak lucu, atau pemain sulap yang trik-triknya ketahuan oleh penonton. Ini
mungkin akibat atau berkaitan dengan suatu pengalaman sebelumnya oleh pemain
yang tidak profesional atau suatu cerita yang mengerikan dari seorang rekan
kerja.
Sebagian lagi event organiser sering terjebak
kedalam permasalahan biaya. Demi menghemat biaya dan mengejar ROI (Return on
Investment) event organiser kemudian memotong anggaran-anggaran yang tidak
berhubungan langsung dengan kativitas yang mendatangkan uang. Misalnya untuk
membeli tambahan dekorasi atau alat yang digunakan untuk menciptakan
kesan-kesan kepada pengunjung.
Bagaimanapun,
adalah penting untuk tetap mengingat bahwa pertunjukan yang baik dapat
menambahkan nilai luar biasa pada sebuah event dan membuat itu menjadi
menyenangkan, hal mengesankan yang berfungsi positif. Itu dapat membuat team
merasa terlibat untuk bekerja bersama sebagai team yang kompak; hal itu dapat
membuat mereka tertawa dan merasa baik dalam suatu project
Lalu apa
yang menjadi kriteria umum bahwa event itu spesial? ketika kita mendatangi
sebuah acara, seringkali secara spontan mengungkapkan hal-hal yang kita sendiri
tidak menyangka, mungkin karena lupa atau karena kita tidak sadari. Kesan yang
di peroleh oleh setiap orang mempunyai kadar dan jenis yang berbeda-beda, oleh
karenanya kita dapat menarik kesimpulan secara pribadai bahwa acara tersebut
memang mengesankan karena :
·
Had an
entertaining time
·
Had an awful
time
·
Felt inspired
to do something new
·
Had an
experience that I can still recall
·
Learned new
stuff that enriches my life
·
Felt valued by
my hosts
·
Did something I
feel great about
·
Changed my
approach, my attitude and/or myself
Ada
beberapa point penting yang harus diingat oleh para event organise agar event
nya dapat memberikan kesan-kesan yang positif (memorable), misalnya :
Ÿ Aksen-aksen
surprise atau kejutan akan membawa emosi pengunjung kepada sebuah pengungkapan
yang spontan. teriakan-teriakan surprise atau yang sering kita istilahkan “Wow
effect” akan muncul dari penonton atas hal-hal yang belum pernah mereka
rasakan, mereka lihat atau mereka dengar sebelumnya. Hal-hal yang terduga oleh
para pengunjung. Keujutan ini dapat dilakukan baik melalui perantara pengisi
acara, dekorasi maupun teknologi (spesial efek, peralatan dan acessories) yang
digunakan.
Ÿ Event anda
dapat dinikmati oleh 5 (lima) panca indera kita. Artinya baik dari sisi
pendengaran, sisi penglihatan hingga penciuman tidak terganggu ketika menikmati
event anda. Misalnya tidak ada bau sampah atau bau yang tidak enak disekitar
penonton, atau pandangan yang menyilaukan mata sehingga membuat pengunjung
tidak enjoy. Sound system yang memekakkan telinga atau ruangan yang terlalu
sempit untuk para undangan. Hal-hal sepert ini harus dihindari agar tidak
mendapatkan komplain dari panca indera siapa saja.
Ÿ Mengatur
irama emosi yang bervariatif. Event yang selalu menegangkan akan terlihat
monoton, meskipun itu sagat bagus. Dengan memainkan jalannya acara melalui
emosi, kita akan dapat memahami dan mengatur irama kapan saatnya menegangkan,
kapan saatnya harus bertepuk tangan, kapan saatnya tertawa, kapan saatnya
menarik nafas panjang, kapan saatnya santai dan irama-irama emosi lainnya. “Ketika
melakukan penulisan untuk film dan TV," kata Rothstein, " kita harus
lebih dulu menguasai seni penambahan masing-masing kejadian dengan sentuhan
emosi yang tepat... menambah arti dari momen penting."
Ÿ Acara yang di
berikan harus beda dan kreatif. Tak seorangpun ingin melihat hal yang sama
seperti yang telah mereka lihat sebelumnya, membawakan sesuatu yang baru pada
pengunjung dengan resiko-resiko yang kita hadapi, sesuatu untuk menjaga minat
atau ketertarikan mereka. Semakin kita berani untuk tampil beda dengan cara
berani pula mengambil resiko tersebut, jika sukses maka event anda akan
dikenang karena anda tampil dengan ciri yang bervariasi.
Ÿ Menciptakan
suatu pengalaman - tidak hanya suatu peristiwa/acara tetapi membuat acara itu
mengesankan dengan menambahkan sebuah " sentuhan kemasyuran" atau
suatu bujukan/tawaran khusus. Misalnya dengan memberikan atmosfer yang menjiwai
event tersebut atau yang sering kita sebut “feel” event atau bisa juga suatu kenang-kenangan berupa
merchandise yang dapat dibawa pulang.
Ÿ Membuat
sesuatu yang pasif menjadi aktif. Misalnya dengan mengijinkan/memberikan waktu
untuk bertatap muka menghadapi networking dan berinteraksi dengan pengunjung.
Interaksi antara artis/pengisi acara acara dengan penonton akan memberikan
dampak yang lebih permanen. Hal ini dapat menciptakan suatu pengalaman/memory
yang lebih melekat kepada penonton/pengunjung karena mereka dianggap sebagai
bagian yang hidup atas event tersebut. Bahkan hanya dengan tepukan atau
menyanyi bersama dengan mereka. Bagi sebagian artis interaksi dengan mereka
sering menggunakan jabat tangan atau kontak fisik dengan penonton.
Ÿ Berkaitan
dengan pengisi acara, dalam kebebasan ekspresinya diatas panggung, artis atau
pengisi acara harus memberikan kesan yang ramah kepada pengunjung/penonton.
Mereka harus menjaga diri dari komentar-komentar yang yang tidak sesuai dari
penonton.
Ÿ Menghindari
kata-kata yang tidak pantas di ucapkan didepan undangan/tamu/penonton.
Ÿ Semua tindakan perlu
mempunyai tujuan baik. Membuat pendengar tertawa bersama-sama adalah suatu hal
yang sangat bagus, tetapi ketawa harus tidak dengan mengorbankan orang lain.
Ÿ Tidak perlu mengeluarkan
banyak uang untuk mempunyai/memiliki suatu pengalaman yang luar biasa. Misalnya
: Bayangkan perkawinan itu sebagai film, dan pikirkan tentang nyanyian yang
akan koordinasi terbaik dengan acaranya. Sebagai contoh, membayangkan yang
prosesional, upacara lilin kesatuan, tarian ayah dengan putrinya
father/daughter dance), tarian Ibu dengan putranya (mother/son dance) atau
bahkan suatu persembahan khusus kepada seseorang orang yang penting di dalam
hidup mereka yang seperti anda mendengarkan bunyi klip nyanyian yang ditulis
hanya untuk momen tersebut.
Pada dasarnya event
organiser atau event manager ingin menciptakan suatu event mengesankan untuk
pengunjung mereka, walaupun dalam keterbatasan sumber dana. Mereka tetap harus jalan dengan gaya-gaya
minimalisnya melalui eksplorasi terhadap kehalian mengolah emosi dari artis
maupun pengisi acaranya, pelayanan dan permainan emosi pengunjung. Mengapa? Sebab itu yang akan diingat oleh
semua orang baik acaranya, panitia dan organisasi penyelenggaranya yang
akhirnya dapat memperkuat investasi merek pada anda.
Garis bawahnya adalah
orang-orang itu tidak akan memperbicangkan tentang tanda atau benda hiasan di
tengah meja setelah acara, tetapi mereka akan ingat dan menceritakan cerita
tentang pertunjukan, seperti ketika menyampaikan "wow efek" (faktor
sesuatu yang hebat sekali) bagi event manapun. Kuncinya adalah fokus pada event.
Rekrutlah orang yang benar, yang dapat dengan baik menyampaikan message (pesan)
dan gerakkan penonton agar bertindak dan menyatu, dan itu akan menjadikan event
yang mempunyai “feel” yang akan terus diperbincangkan orang-orang pada tahun
yang akan datang.
ANALISA SWOT DALAM PEMRROGRAMAN EVENT
sebenarnya
ada banyak sekali cara yang digunakan oleh management dalam menganalisa apakah
suatu event tersebut layak untuk dijalankan atau tidak, atau event apa yang
paling mungkin untuk dijalankan oleh manajemen. SWOT merupakan salah satu alat
yang digunakan untuk menganalisa hal tersebut yang dapat membantu menerangkan
dari kondisi internal dan external event. Pada umumnya ini digunakan untuk
menganalisa suatu perusahaan, tetapi dalam lingkup kecil, hal ini bisa
dilakukan untuk penyelenggaraan event yang menjadi alat bagi perusahaan itu
juga. Artinya dalam setiap penyelenggaraan event kita harus mengetahui bahwa
event itu didasarkan pada kondisi pasar, persaingan dan kemampuan kita, apa
yang kita mau belum tentu apa yang konsumen mau, dan apa yang kita mau belum
tentu bisa bersaing dengan event yang dilaukan oleh perusahaan lain.sehingga
apa yang akan kita lakukan perlu untuk dilakukan cross cek kepada : apa yang
perusahaan lain perbuat dan apa yang konsumen lebih tertarik serta apa yang
menjadi ancaman produk kita.
SWOT
SWOT merupakan singkatan
yang digunakan untuk menjelaskan apa yang disebut Strengths (Kekuatan), Weaknesses
(Kelemahan), Opportunities (Peluang),
dan Threats (Ancaman) yang merupakan
faktor strategik bagi perusahaan. Analisis SWOT seharusnya bukan hanya berakhir
pada identifikasi kompetensi inti perusahaan, tapi juga identifikasi peluang
dimana perusahaan tidak mampu mengambil keuntungan dikarenakan kurangnya sumber
daya yang tepat. Kerangka kerja anilisis SWOT telah diterima luas karena
sederhana dan berdaya guna bagi pengembangan strategi. Bagaimanapun, seperti
perangkat perencanaan lainnya, SWOT sama baiknya dengan informasi yang dimuat.
Riset pasar yang menyeluruh dan sistem informasi yang akurat sangatlah penting
bagi analisis SWOT untuk mengidentifikasi isu kunci dalam lingkungan.
Menilai pasar anda:
1. Situasi eksternal dan
internal apa yang mempengaruhi perusahaan?
2. Siapa konsumen kita?
3. Apa saja kekuatan dan
kelemahan tiap-tiap pesaing? (Pikirkan Keunggulan Bersaing)
4. Apa yang menjadi faktor
pendorong selain trend penjualan?
5. Pasar apa yang penting dan
secara potensial penting?
6. Kejadian apa di dunia yang
mempengaruhi perusahaan anda?
7. Tindakan apa yang perlu
diambil untuk berhasil dalam pasar ini? (Buat daftar kekuatan semua perusahaan
yang diperlukan untuk bersaing secara sukses di pasar)
Menilai perusahaan anda:
·
Tindakan terbaik apa yang sudah kita lakukan?
·
Sumber daya apa yang perusahaan miliki – aset,
properti intelektual, dan orang?
·
Apa kapabilitas perusahaan kita?
Menilai pesaing anda:
·
Bagaimana kita bisa berbeda dari pesaing kita?
·
Apa saja kondisi umum pasar bisnis kita?
·
Kebutuhan apa saja bagi produk dan layanan kita?
·
Apa peluang customer-market-technology?
·
Apa saja masalah yang dihadapi konsumen dan keluhan
dengan produk dan layanan dalam industri?
·
Apa saja pernyataan “Bagaimana jika ….” yang konsumen
sampaikan?
Merupakan wilayah “kebutuhan” yang mana perusahaan
dapat menghasilkan keuntungan.
Ancaman
Tantangan yang diberikan oleh trend yang tidak sesuai
atau perkembangan yang membawa (tanpa tindakan antisipasi) penurunan keuntungan
atau penjualan.
Sebuah evaluasi dibutuhkan untuk menyimpulkan
bagaimana peluang dan ancaman mempengaruhi perusahaan.
Analisi pesaing merupakan aspek penting dalam tahap
ini.
·
Identifikasi pesaing aktual.
·
Nilai tujuan, strategi, kekuatan dan kelemahan, dan
pola reaksi.
·
Pilih pesaing yang dapat diserang atau dihindari.
Analisis Internal
Analisis internal merupakan analisis kekuatan dan
kelemahan yang fokus pada faktor-faktor internal yang memberikan informasi pada
organisasi mengenai keunggulan dan kelemahan tertentu dalam memenuhi permintaan
pasar. Strength berarti kompetensi
inti yang memberikan perusahaan sebuah keunggulan dalam memenuhi kebutuhan
pasar. Setiap analisis kekuatan perusahaan seharusnya berorientasi pasar atau
fokus pada konsumen karena kekuatan hanya bermanfaat jika hal tersebut membantu
perusahaan memenuhi kebutuhan konsumen. Kelemahan berarti keterbatasan perusahaan
dalam menghadapi perkembangan atau implementasi strategi. Kelemahan juga
seharusnya ditentukan dari sudut pandang konsumen karena seringkali konsumen
menerima kelemahan yang tidak disadari perusahaan. Menjadi fokus pada pasar
saat melakukan analisis kekuatan dan kelemahan tidak berarti melupakan kekuatan
dan kelemahan yang tidak berorientasi pasar. Jadi, ini menyarankan pada semua
perusahaan untuk menetapkan kekuatan dan kelemahan sesuai dengan persyaratan
yang diajukan konsumen. Hanya dengan itu kekuatan yang terkait dengan kepuasan
konsumen seharusnya dipertimbangkan sebagai kompetensi inti yang sebenarnya.
Area analisis dibawah ini digunakan untuk melihat
semua faktor internal yang mempengaruhi perusahaan:
· Sumber daya: keuntungan, penjualan, kualitas produk
yang terkait dengan merk, keseluruhan merk yang ada, biaya relatif produk baru,
kapabilitas karyawan, analisis porto folio produk
· Kapabilitas:
Tujuan: untuk mengidentifikasi strategi kekuatan,
kelemahan, masalah, hambatan, dan ketidakpastian.
Analisis Eksternal
Analisis eksternal
menentukan peluang dan ancaman yang ada di lingkungan. Kedua hal tersebut
selalu ada dalam hidup sebuah perusahaan. Cara untuk membedakan antara kekuatan
atau kelemahan dari peluang atau ancaman adalah dengan menanyakan: apakah isu
ini ada jika perusahaan tidak ada? Jika jawabanya ya, dapat dianggap sebagai
eksternal perusahaan. Peluang dapat dinyatakan sebagai keadaan lingkungan yang
menyenangkan yang menghasilkan keuntungan bagi organisasi jika ditindak lanjuti
dengan baik. Sehingga, peluang merupakan situasi yang ada tapi harus
ditindaklanjuti jika perusahaan ingin mengambil keuntungan dari hal tersebut.
Ancaman dinyatakan sebagai kondisi atau hambatan yang mencegah perusahaan dari
mencapai tujuannya.
Area
analisis dibawah ini digunakan untuk melihat faktor eksternal yang mempengaruhi
perusahaan:
·
Analisis konsumen: Segmentasi, motivasi, kebutuhan
yang tidak terpenuhi
·
Analisis kompetif: Identifikasi secara lengkap,
kumpulkan dalam kelompok stratejik, evaluasi kinerja, imaj, tujuan mereka,
strategi, budaya, struktur biaya,
kekuatan, kelemahan
·
Analisis pasar: Ukuran keseluruhan, proyeksi
pertumbuhan, profitabilitas, hambatan masuk, struktur biaya, sistim distribusi,
trend, faktor kunci keberhasilan
·
Analisis lingkungan: Teknologi, pemerintah, ekonomi,
budaya, demografi, scenarios, area kebutuhan informasi
Tujuan:
Untuk mengidentifikasi peluang eksternal, ancaman, tren, dan ketidakpastian
strategi.
Matriks SWOT
Matriks SWOT membantu memvisualisasi analisis. Juga,
saat melakukan eksekusi analisis ini penting untuk memahami bagaimana elemen
tersebut berfungsi bersama. Ketika sebuah organisasi mencocokkan kekuatan
internal dengan peluang eksternalnya, akan menciptakan kompetensi inti dalam
memenuhi kebutuhan konsumennya. Dan juga, sebuah organisasi seharusnya
bertindak untuk mengubah kelemahan internal menjadi kekuatan dan ancaman
eksternal menjadi peluang.
Fokus pada kekuatan anda.
Buang kelemahan anda.
Kapitalisasi peluang anda.
Sadari ancaman anda.
Analisis Kompetitif
Identifikasi
a.
Dengan siapa kita
bersaing?
b.
Siapakah pesaing
kita yang paling kuat? Siapa yang tidak kuat?
c.
Siapa pembuat
produk substitusi?
d.
Dapatkah
pesaing-pesaing itu dikelompokkan menjadi kelompok strategik yang didasarkan
pada aset, kompetensi, atau strategi?
e.
Siapa saja
pesaing potensial yang baru masuk? Apa saja hambatan mereka untuk masuk?
Evaluasi
1.
Apa strategi dan
sasaran mereka?
2.
Bagaimana
struktur biaya mereka? Apakah mereka memiliki keunggulan atau ketidak unggulan
biaya?
3.
Apa saja imej dan
strategi positioning mereka?
4.
Siapa pesaing
yang paling berhasil dan gagal sepanjang waktu? Kenapa?
5.
Apa saja kekuatan
dan kelemahan tiap-tiap pesaing?
Evaluasi pesaing dengan
mempertimbangkan aset dan kompetensi mereka?
Analisis Pasar
Ukuran dan Perumtbuhan
1.
Pasar apa saja
yang penting dan akan menjadi penting?
2.
Bagaimana
karakteristik pertumbuhan dan ukurannya?
3.
Pasar apa saja
yang mengalami penurunan?
4.
Apa saja yang
menjadi pendorong trend penjualan?
Profitability
Bagi tiap market utama pertimbangkan hal-hal berikut
ini:
1.
Apakah bisnis ini
secara rata-rata perusahaan masih dapat mendatangkan keuntungan?
2.
Bagaimana
intensitas persaingan diantara perusahaan yang ada?
3.
Evaluasi ancaman
dari pendatang baru dan produk substitusi.
4.
Apa saja yang
menjadi bargaining power supplier dan konsumen?
5.
Bagaimana daya
tarik/keuntungan pasar saat ini dan dimasa yang akan datang?
Struktur Biaya
Apa yang menjadi biaya utama dan komponen nilai tambah
bagi beberapa jenis kompetitor?
Sistem Distribusi
Apa saja alternative channels distribusi? Bagaimana
hal tersebut berubah?
Trend Pasar
Apa saja trend yang ada di pasar?
Faktor-faktor Kunci Keberhasilan
·
Apa saja faktor
kunci, aset, dan kompetensi yang dibutuhkan untuk sukses bersaing?
·
Bagimana hal ini
akan berubah dimasa yang akan datang?
Analisis Lingkungan
·
Analisis
lingkungan merupakan Analisis Eksternal empat dimensi. Perhatiannya adalah pada
trend lingkungan dan event yang secara potensial mempengaruhi strategi.
Analisis ini seharusnya mengidentifikasi trend dan event serta estimasi
kemungkinan dan dampaknya. Saat melaksanakan analisis ini, sangat mudah untuk
get bogged down in an extensive, broad survey of trends. Penting untuk
membatasi analisis pada area yang cukup relevan yang mempengaruhi strategi
secara signifikan.
·
Analisis ini
dibagi menjadi lima area: ekonomi, teknologi, hukum-politik, sosial budaya, dan
masa depan.
Ekonomi
·
Trend ekonomi apa
yang memiliki dampak pada aktivitas bisnis? (tingkat suku bunga, inflasi,
tingkat pengangguran, ketersediaan energi, tingkat pendapatan, dll)
Teknologi
·
Kearah mana
perkembangan teknologi yang ada saat ini?
·
Pengembangan
teknologi atau trend yang bagaimana yang mempengaruhi atau dapat mempengaruhi
industri kita?
Pemerintah
·
Apa kira-kira
regulasi yang akan berubah? Apa dampak hal tersebut pada industri kita?
·
Pajak atau
insentif lainnya apa yang akan dikembangkan yang dapat mempengaruhi strategi
pengembangan?
·
Apakah ada risiko
stabilisasi politik atau pemerintah?
Sosial budaya
·
Apa saja trend
gaya hidup, fashion, dan komponen budaya lainnya yang saat ini muncul? Apa
implikasinya?
·
Trend demografi
apa yang akan mempengaruhi ukuran pasar dari industri? (tingkat pertumbuhan,
pendapatan, populasi) Apakah trend tersebut menimbulkan peluang atau ancaman?
Masa Depan
·
Apa saja trend
dan event yang signifikan di masa depan?
·
Apa saja area
kunci ketidakpastian sebagai trend atau event yang memiliki potensi yang
berdampak pada strategi?
Analisis Internal
·
Memahami sebuah
bisnis secara mendalam adalah tujuan analisis internal. Analisis ini didasarkan
pada sumber daya dan kemampuan perusahaan.
Sumber Daya
·
Awalan yang baik
untuk mengidentifikasi sumber daya perusahaan adalah dengan melihat pada sumber
daya yang tangibe (tampak), intangible(tidak tampak), dan sumber daya
manusianya.
·
Sumber daya
tangible adalah yang paling mudah diidentifikasi dan dievaluasi: sumber daya
keuangan dan aset fisik teridentifikasi dan ternilai dalam laporan keuangan.
·
Sumber daya
intangible kebanyakan tidak nampak, tapi seringkali menjadi lebih penting bagi
perusahaan dibandingkan aset tangible karena menjadi sumber utama bagi
keunggulan perusahaan. Sumber daya intangible itu seperti aset reputasi (merk,
imej, dll) dan aset teknologi (teknologi yang layak, dan know how).
·
Sumber daya
manusia atau human kapital merupakan pelayanan tenaga produktif perusahaan
dalam jangka panjang berupa keahlian, pengetahuan, reasoning, dan kemampuan
pengambilan keputusan.
Kapabilitas
·
Sumber daya tidak
akan produktif jika berdiri sendiri. Tugas-tugas paling produktif yang membutuhkan
sumber daya tersebut dikerjakan dalam kebersamaan yang erat dalam tim. Bentuk
kapabilitas organisasional digunakan untuk menunjukkan kapasitas perusahan
dalam melaksanakan aktivitas produktif tertentu. Perhatian kita bukan pada
kapabilitas sendiri, tapi dalam kapabilitas relatif terhadap perusahaan
lainnya. Untuk mengidentifikasi kapabilitas perusahaan kita akan menggunakan
pendekatan klasifikasi fungsional. Klasifikasi fungsional mengidentifikasi
kemampuan perusahaan dalam hubungannya dengan masing-masing area fungsional
penting.
BUSINESS PLAN OUTLINE
Apakah
yang disebut studi kelayakan ? pertanyaan ini sering datang baik kalangan
internal bahkan pemilik usaha dan calon sponsor yang mendengar setiap proyek
yang ditawarkan kepadanya. Studi kelayakan merupakan penjelasan dasar atas
proyek yang didalamnya memuat informasi dasar tentang :
v
Penjelasan event
itu sendiri
v
Strategi
marketing
v
Proyeksi laba
rugi
v
Rencana manajemen
secara luas.
Studi
kelayakan pada dasarnya menentukan apakah materi event tersebut layak
dijalankan atau tidak. Layak disini berarti layak secara materiil dan layak
secara immateriil. Secara materiil berarti mendatangkan benefit bagi kita atau
perusahaan dalam bentuk uang dan pendapatan. Bahwa event yang akan dilaksanakan
secara teoritis dapat menghasilkan pendapatan dan lebih besar dari biaya yang
dikeluarkannya.
Layak
secara immateriil berarti secara operasional dan regulasi yang ada, event
tersebut tidak menimbulkan permasalahan
membatalkan pelaksanaannya. Misalnya, event tersebut tidak bertentangan
dengan peraturan daerah, kapasitas venue mencukupi, akses dan parkir mencukupi,
kebutuhan produksi dapat di penuhi dan resiko yan ditimbulkan dapat dikontrol.
Bagi
kalangan event manager yang baru, atau event yang diadakan event pertama atau
sekali tayang, studi kelayakan sangat diperlukan guna menganalisa berbagai
potensi dan kendala yang ada. Karena event manager harus mencari referensi lain
sebagai eprbandingan atas event yang sekali tayang atau event pertama tersebut.
Secara
prinsip, studi kelayakan ini bertujuan untuk mengetahui sejak awal potensi
resiko dibanding keuntungan yang didapatkan melalui event tersebut. Sehingga
memudahkan langkah selanjutnnya yang akan dipilih dan diputuskan oleh manajemen
dan oeprasional.
Elemen
utama dalam studi kelayakan adalah menyediakan pilihan beberapa model event dan
mendiskusikan implikasi dari model tersebut. Dibawah ini adalah contoh outline
studi kelayakan untuk event yang bersifat komersiil.
- Cover
- Latar belakang dan
Tujuan
- Daftar isi
- Executive Summary
- Deskripsi Event
- Marketing
- Resiko usaha
- Proyeksi Laba Rugi
- Rencana manajemen
secaa luas
- Penutup
Secara
ringkas outline tersebut kan berisikan hal-hal dibawah ini :
- Cover
Cover atau sampul merupakan first impression bagi
orang yang melihat buku itu, jadi harus dibuat semenarik mungkin dengan desain
dan layout yang mendukung materi event.
- Latar belakang dan
Tujuan
Latar belakang dan tujuan berisikan tentang penjelasan
mengadakan event tersebut dan penjelasan secara ringkas atas project yang akan
diselenggarakan. Hal ini bertujuan untuk menentukan langkah selanjutnya apakah
event tersbut dijalankan atau tidak dan memerlukan perubahan atau alternatif
materi yang lainnya.
- Daftar isi
Daftar isi digunakan untuk memudahkan pembaca mencari
topik yang dicarinya. Untuk itu setiap lembarnya harus diberi nomor halaman.
- Executive Summary
v Suatu ringkasan dapat memperkenalkan tujuan utama dari
sebuah rencana usaha. Panjangnya tidak melebihi dari tiga halaman, dan ini
adalah kunci utama dalam menjual suatu usaha. Tujuan dari suatu ringkasan
adalah untuk menarik minat pembaca dan menggambarkan peluang-peluang usaha
secara jelas dan menarik.
Ringkasan dikatakan lengkap jika didalamnya sudah
terdapat pernyataan-pernyataan singkat mengenai :
1. Jenis event yang akan dilangsungkan yan mencakup unsur
: event apakah yang akan dilakukan, kapan, dimana, event yang manakah dan
bagaimana cara melakukannya.
2. Ukuran dan potensi dari suatu pasar
3. Ringkasan pendapatan dan biaya yang dijelaskan dengan
singkat sumber-sumber pendapatan yang besar dan biaya yang besar.
- Deskripsi Event
Penjelasan tentang event merupakan amteri dasar
tentang produk yang akan kita tawarkan kepada konsumen. Dalam penjelasan ini
ada lima penjelasan khusus tentang :
a) Penjelasan
tentang materi, waktu dan audien
Materi event merupakan jantung dari event itu sendiri,
karena hal ini menjadi tolok ukur apakah event ini layak untuk di jual atau
tidak, layak untuk dilaksanakan atau tidak. Materi, waktu dan audien merupakan
satu kesatuan yang merupakan inti dari sebuah proyek. Dalam penjelasan ini
harus memuat :
v
Bentuk event,
personil, durasi dan skenario show
v
Apakah dikelola
sendiri atau dari promotor lain.
v
Alasan pemilihan
tanggal dan jam show
v
Segmen audien
yang dituju
b) Venue,
akses, kapasitas, parkir dan faktor penentu lainya
Pemilihan tempat dapat membuat terlaksananya event
atau tidak. Ini bukan cuma elemen operasional event – hal ini harus melibatkan
keinginan seluruh stakeholder. Marketing akan memainkan peranan penting dalam
pemilihan venue. Dalam penjelasan venue
ini harus mengungkapkan tentang :
§ Kapasitas yang bisa ditampung dibandingkan dengan
potensi pasar yang tersedia.
§ Aksessibilitas, parkir dan pengaturan arus keluar
masuk
§ Jangkauan venue terhadap pasar yang dituju
§ Regulasi pemerintah atas venue, sponsorship dan
keramaian
§ Referensi event-event yang menggunakan venue tersebut
§ Kenyamanan, emergency dan keamanan pengunjung
c) Kebutuhan
produksi, dekorasi, logistik, akomodasi
dan keamanan
kebutuhan produksi yang menyangkut peralatan,
perlengkapan, tempat duduk, logistik, akomodasi terhadap suatu event terkadang
membutuhkan hal-hal yang khusus. Desain dan layout
lokasi atau venue merupakan bagian event management yang penting. Sedikit
sekali waktu yang tersedia untuk memperbaiki kesalahan desain atau layout. Dalam pembahasan ini harus
menerangkan tentang:
v
Aplikasi tema dan
kecukupan luasan panggung
v
Kemungkinan
penggunaan alat-alat khusus yang penting
v
Arus keluar masuk
artis, barang loading dan unloading, katering
v
Keamanan tempat
dari sisi kecelakaan, kehilangan dan show
d) Model
dan Alternatif materi event
Bagian paling penting dari studi kelayakan event
adalah perbandingan atas setiap pilihan – opsi atau model. Ada beberapa
perkiraan pada bagian ini yang dapat memberikan tinjauan yang cepat terhadap
poin-poin yang dibuat dalam studi. Perbandingannya harus menggunakan aspek
event yang sama
Sebuah opsi atau model matrix event dengan jenis event
tertulis diatas dan elemen event tertulis dibawahnya dapat membuat perbandingan
yang cepat. Elemen tersebut bisa biaya utama, target audien, promosi, partner
dan sponsor yang mungkin, dan risiko yang signifikan. Dalam pembahasan ini
mencakup:
· Alternatif event yang serupa
· Kelebihan dan kekurangan alternatif
- Marketing
a. Marketing Strategy
1. Marketing tools & marketing strategy
Kunci sukses dari sebuah marketing adalah mengetahui
sejauh mana konsumen kita tentang apa yang dia butuhkan, apa yang dia sukai,
dia tidak sukai, dan apa yang dia harapkan. Dengan melakukan identifikasi
hal-hal tersebut secara detil, maka kita dapat mengembangkan program yang lebih
efektif.
2. Segmentasi,Target pasar dan proyeksi pasar yang ada
Segmen pasar akan menentukan strategy marketing dan
kapitalisasi pasar yang ada, maka dari jumlah tersebut akan didapat seberapa
besar pasar yang mempunyai minat terhadap produk dan jasa yang ditwarkan.
Target pasar adalah calon utama audien event. Dengan mengenali jumlah pasar
yang ada maka akan semakin mudah untuk memproyeksikan jumlah audien yang akan
kita tuju. Proporsi antara pasar dan target audience menjadi sangat penting
untuk mengetahui kapasitas yang ada, apakah kaapsitasnya berlebih atau bahkan
kekurangan.
3. Marketing tool dan media plan
Marketing tool adalah perangkat yang dapat digunakan
untuk menunjang program marketing. Perangkat-perangkat ini dapat digunakan
seluruhnya atau hanya sebagian tergantung dari strategi yang dijalankan. Dalam
studi kelayakan perencanaan aplikasi perangkat ini disebut media plan, yang
merupakan penjelasan tentang kapan akan dimulai promosi, kapan saat intenstas
tinggi dan kapan saat reminder saja. Perangkat ini terdiri atas :
v Advertising
v Public
Relations
v Direct
Marketing
v Word of
mounth
v Hospitality
4. Industri dan competitor yang ada
Dalam dunia event, persaingan antar satu event dengan
event yang lain merupakan hal biasa, bahkan terkadang berhadap-hadapan venue.
Persaingan ini akan sangat menentukan keberhasilan event tentang sejauh mana
strategi yang kita terapkan dan materi apa yang kita suguhkan kepada audien.
Ada kalanya semua pemain dalan event tersebut sama-sama menang, karena segmen
dan target pasar yang dituju berbeda. Ada beberapa pertanyaan yang cukup
membantu mengembangkan strategy terhadap kompetitor yang ada :
·
Siapa saja lima
pesaing langsung yang terdekat ?
·
Siapa saja
pesaing secar tidak langsung yang ada?
·
Siapa target
pasar dan segmen mereka?
·
Apa kelemahan dan
kekeurangan mereka?
·
Apa yang
membedakan kita dengan mereka?
5. Sponsor Potensial
Sponsorship dapat berupa pemberian uang secara tunai maupun
kontribusi tertentu dan harus diberikan selama program event, dalam iklan cetak atau situs partner seperti yang ditentukan
oleh panitia . Di indonesia khususnya sponsor merupakan mitra utama dalam
penyelenggaraan event. Boleh dikatakan tanpa sponsor boleh dikatakan bahwa
event yang dilaksanakan tidak cukup berhasil. Bahkan kita harus merubah kaca
mata bahwa kita berada disisi mereka dengan cara menjelaskan:
· Sponsor apa saja yang selaras dengan produk dan audien
kita?
· Kompensasi apa saja yang dapat kita berikan untuk
sponsor?
· Seberapa berhasilkah kita meyakinkan sponsor bahwa
acara yang kita selenggarakan sukses dan memberikan dampak positif bagi mereka?
- Resiko usaha
Dalam industri event
sebagaimana juga industri lain yang project
based, identifikasi dan manajemen risiko menempati prioritas tertinggi bagi
manajemen. Resiko adalah keadaan dan hal-hal yang memberikan dampak negatif,
mengganggu bahkan membatalkan event itu sendiri. Untuk mengetahui tentang
resiko, dalam studi kelayakan ini perlu dijelaskan sumber resiko terbesar yang
paling mungkin terjadi. Untuk itu diperlukan :
- Identifikasi
resiko
- Rencana
Kontijensi
- Proyeksi Laba Rugi
Proyeksi laba rugi merupakan hal yang wajib dalam
setiap studi kelayakan. Proyeksi laba rugi merupakan penjelasan tentang
sumber-sumber pendapatan yang dapat diidentifikasi dan dimanfaatkan secara
optimal guna mendanai proyek dan mendapatkan keuntungan darinya. Didalam
proyeksi laba rugi ini pada umumnya dijelaskan secara ringkas apakah proyek ini
menguntungkan atau merugikan dan seberapa besar potensi yang dihasilkannya.
Dengan menegetahui segmen pasar yang dituju dan kompetitor yang ada, perusahaan
dapat menetapkan strategi harga yang dijalankan dengan prinsip cost base
revenue atau cost to value.
v
Sumber-sumber
pendapatan ini dapat berasal dari :
·
Harga tiket
·
Distribusi
·
Sponsorship
·
Food &
beverages, souvenir, photo session dan lainya
v
Biaya
· Artis/materi
· Produksi
· Trasportasi/akomodasi
· Food and beverages
v Dan lain-lain
· Analisa Breakeven
· Pro-forma laba rugi
· Pro-forma cash flow
- Rencana manajemen
secaa luas
Event
merupakan salah satu alat yang digunakan oleh manajemen untuk mencapai
tujuannya. Oelh karena itu jika event
yang dilaksanakan mempunyai tujuan yang lebih besar, manajemen dapat memberikan
keterangan tambahan di proposalnya. Misalnya bahwa event ini sebagai sebuah
bentuk kegiatan corporate social responsibility bagi perusahaan dimana
didalamnya akan ada sebuah program-program yang perlu disampaikan secara
langsung kepada masyarakat.
- Penutup
Penutup
berisi tentang ucapan terima kasih dan contact person, alamat perusahaan dan pengalaman-pengalaman event yang pernah
dilaksanakan
No comments:
Post a Comment