CHAPTER 4 - LATAR BELAKANG MEMBUAT EVENT

CHAPTER 4

LATAR BELAKANG MEMBUAT EVENT

APA YANG MEMBUAT EVENT ITU SPESIAL

Apa yang membuat event menjadi spesial adalah karena event menciptakan pengalaman yang berada diluar kebiasaan dari rutinitas kehidupan sehari-hari. Events diharapkan dapat menciptakan kesan yang abadi yang akan diingat sepanjang masa oleh orang-orang yang hadir dengan cara yang dapat anda rasakan.

Apa yang membedakan event dari kegiatan biasa adalah adanya sesuatu yang diluar kebiasaan rutinitas kehidupan sehari-hari. Event biasanya menyenangkan, merupakan peristiwa keramaian yang menjadikan hiburan, kesenangan, dan sosialisasi sebagai fokus utama. Salah satu sasaran yang ingin dicapai dari penyelenggaraan Events adalah membangkitkan perasaan dan menciptakan pengalaman yang benar-benar unik. Baik pengalaman berupa makan malam yang menyenangkan, pertunjukkan yang menghibur maupun hanya kumpul-kumpul teman dan kerabat

Satu event yang diselenggarakan dapat meliputi acara seperti pesta musik, gathering, olah raga, hobbi, meeting, seminar, upacara atau perjamuan resmi, namun interaksi sosial dan kegembiraan peserta menjadi tujuan dan alasan utama diadakannya event. Inilah kenapa Events menjadi spesial. Karena tidak seperti rutinitas sehari-hari, tujuan utama dari kebanyakan events adalah pengalaman akan kegembiraan dan interaksi individu.

Satu pemahaman penting untuk menciptakan sebuah event adalah apa yang anda lakukan untuk acara tersebut dan apa yang anda harapkan akan terjadi dari semua perencanaan yang telah dilakukan jauh sebelum tanggal pelaksanaan event itu sendiri. Perencanaan berada diatas segalanya untuk menciptakan pengalaman yang anda inginkan. Sedikit yang anda lakukan, maka sedikit pula yang anda dapatkan.

Ada hubungan langsung antara perencanaan atau kurangnya perencanaan dengan keberhasilan setiap event. Anda akan benar-benar mendapatkan event seperti yang direncanakan. Anda dapat menentukan keberhasilan event anda sendiri dengan memperluas perencanaan dan melanjutkannya dengan pelayanan atau jasa yang membantu anda dalam event tersebut.

HAL-HAL YANG PENTING

Bagi siapa saja yang merencanakan events, khususnya bagi mereka yang pertama kali menyelenggarakan event, terjebak ke dalam hal-hal yang tidak penting dan terlalu bersemangat dalam perencanaan merupakan hal yang biasa dan sudah dapat diduga. Namun terkadang kita tetap kehilangan fokus dan membuat diri kita secara emosional terkuras seiring dengan waktu penyelenggaraan event, walaupun perhatian terbaik telah kita berikan.

Jika anda sudah mulai terbebani oleh segala perencanaan sebaiknya anda coba lihat kembali gambaran besarnya mengenai apa yang paling penting dan apa yang coba anda selesaikan sangatlah menentukan untuk menyelenggarakan event dengan lancar dan tepat waktu. Kadang-kadang mencurahkan seluruh perhatian pada detil dan aspek-aspek material event akan membuat diri mereka lari dan yang lain terkuras secara emosi dengan semakin dekatnya tanggal pelaksanaan event.

Cara yang paling baik untuk tetap menjaga semangat selama fase perencanaan adalah dengan menentukan dari awal untuk fokus pada apa yang penting dan tetap menjaga gambaran besar dalam benak anda dan tidak terlalu berusaha keras untuk hal-hal yang kecil.

Apa yang penting bagi seseorang belum tentu bagi orang lain, namun tidak menentukan apa yang penting bagi anda atau bagi event yang akan dilaksanakan akan menyebabkan terkurasnya segala perasaan dan juga finansial.

Pengalaman bertahun-tahun dalam bidang event ini telah mengajarkan saya bahwa banyak orang yang ingin event segera terlaksana dan segera berakhir. Sungguh menggelikan setelah bersusah payah merencanakan event namun mereka berharap event tersebut segera berakhir.

Event seharusnya menjadi salah satu pengalaman yang paling menyenangkan dan emosional dalam hidup seseorang, tapi bagi sebagian orang mereka ingin event ini segera berakhir. Saya pun bertanya dan mengobservasi pada mereka yang terbebani rencana event dan ingin segera berakhir ini. Saya mendapati respon yang hampir sama. Berikut ini dua observasi besar yang saya lakukan.

Kebanyakan orang yang terbebani oleh rencana tidak pernah membicarakan mengenai apa yang benar-benar penting bagi mereka atau bagi event itu sendiri. Karena mereka tidak fokus pada gambaran besarnya mengenai apa yang penting dan terjebak oleh sesuatu yang “Printilan” yang tidak memiliki dampak yang lama dan mendalam untuk menghasilkan event yang sukses selain daripada hanya pengendalian emosi dan menyibukkan diri. Beberapa orang yang menghabiskan sumber daya untuk melaksanakan hal-hal kecil itu seringkali mengabaikan aspek yang utama dalam menghasilkan atmosfir event yang luar biasa dan mengabaikan aspek personal yaitu kegembiraan dari tamu yang datang.

Dan yang kedua, beberapa orang yang saya amati sangat fokus pada keuangan tentang apa yang mereka belanjakan dan membiarkan hal ini sangat menguras perasaan sampai mereka sakit pada hari event dilaksanakan. Sedangkan yang lainnya yang saya amati sedemikian terbebani oleh keterbatasan finansial sehingga mereka sedikit atau malah tidak memberi perhatian untuk menghasilkan suasana yang luar biasa menyenangkan bagi pengunjung sehingga event menjadi membosankan dan benar-benar tidak menyenangkan.

Hasil dari kedua pengamatan tersebut sama, pelaksana event yang terbebani, terkuras secara emosional, dan tidak benar-benar menikmati dari potensi yang sebenarnya mereka miliki.

Kesimpulannya, jika seseorang tidak memiliki gambaran yang jelas dan tepat mengenai apa yang penting dari event mereka sendiri dapat membawa diri mereka mengalami dilema atau perasaan terbebani. Oleh karena itu event utamanya harus fokus pada kehidupan individu dan bukan pada material yang digunakan untuk event. Tetap fokus pada tujuan dan aspek yang paling penting dari event dan tidak terbebani oleh kebutuhan. Perencanaan yang mendetil akan membantu membuat hari pelaksanaan event menjadi menyenangkan dan menjadi sebuah pertunjukkan yang luar biasa. Melihat kembali apa yang penting bagi anda dan event anda merupakan langkah paling awal untuk mencapai event yang benar-benar sukses. Tetap fokus pada “Apa Yang Penting”, akan memastikan event anda berhasil dan juga menjaga kesehatan emosional anda. 

BANTUAN ORANG-ORANG PROFESIONAL

Mengapa harus mempekerjakan profesional? Bagi beberapa orang jawabannya sudah jelas dan yang lain menjawab karena lebih cepat. Profesional biasanya terlatih dan berpengalaman untuk mengadakan atau menjadi bagian event. Seluruh pengalaman, pemahaman akan detil, pekerjaan, bakat, dan perencanaan yang dimiliki oleh seorang profesional siap digunakan untuk melaksanakan event anda. Mempekerjakan orang yang kurang berpengalaman dan dibawah standar akan mengurangi pelayanan yang pada akhirnya akan mengurangi keberhasilan keseluruhan event.

Beberapa bidang jasa dibandingkan bidang yang lain akan terasa perbedaan yang mencolok jika kita menggunakan entitas yang kurang pengalaman, kurang berbakat, dan kurang kualifikasinya dibandingkan dengan menggunakan profesional. Jika kita mengurangi biaya penyelenggaraan event bisa menghemat dan merupakan hal yang penting, namun mengurangi kualitas dan pengalaman yang dibawa seorang profesional pada event anda akan sangat menurunkan keberhasilan event dan akan dianggap tidak layak. Profesional yang sebenarnya akan memberikan perhatian penuh pada detil sehingga akan membawa kenyamanan pada yang tuan rumah yang akan mengontrak jasa mereka.

Yang seharusnya dipahami adalah bahwa pemula, pekerja paruh waktu atau orang yang hanya berdasarkan hobi (hobbyist) akan memperoleh keuntungan berupa pengalaman dari acara yang anda selenggarakan. Jika terpaksa melibatkan orang yang bukan profesional seperti itu pastikan mereka tidak berada pada wilayah yang berdampak besar pada event anda. Biasanya kesalahan terbesar dalam mempekerjakan non profesional adalah melibatkan mereka pada wilayah entertaintment. Saya telah mendengar dan melihat langsung cerita buruk karena keseluruhan suasana yang dipersembahkan oleh entertainment yang tidak berkualitas dan tidak berpengalaman.

Secara keseluruhan mempekerjakan profesional bisa jadi akan memakan lebih banyak biaya dari non profesional, tetapi mereka umumnya memiliki kualitas pelayanan yang lebih baik yang membuat sukses event secara keseluruhan. Memang benar kalimat yang terkait  dengan special event bahwa seseorang akan mendapatkan apa yang dia bayar. Mempekerjakan profesional bukanlah sebuah keharusan bagi event anda, namun tetap harus dipertimbangkan dengan serius.

MENGHEMAT BIAYA

Beberapa orang yang mengeluarkan uang untuk penyelenggaraan event tidak punya gambaran dimana biaya bisa dikurangi dan biasanya pemotongan anggaran pada wilayah yang salah akan sangat mengurangi atau bahkan merusak keseluruhan event yang telah direncanakan. Alasannya adalah kebanyakan pihak yang punya acara belum pernah menjadi penyelenggara event sehingga dalam banyak hal mereka berada dibawah kekuasaan ketidakberpengalaman dan ketidaktahuan mereka. Sumber daya utama yang kebanyakan tidak dimiliki oleh orang yang ingin menyelenggarakan event adalah pengalaman, pengetahuan dan pemahaman akan event.

PRIORITAS BIAYA

Jika anda sudah menentukan tipe event, prioritas dan pemahaman apa yang memberikan the biggest bang for your buck (dampak terbesar dari uang yang anda keluarkan) untuk event tertentu yang telah direncanakan, anda bebas menggunakan sumber daya yang bisa secara keliru dialokasikan pada area yang tidak perlu atau tidak penting. Karena setiap event berbeda dan masing-masing orang memiliki selera yang berbeda, maka seseorang harus menentukan apa yang menjadi sangat penting dari tipe event tertentu untuk meningkatkan kesuksesan dan apa saja hal-hal yang tidak penting.

Jika event anda merupakan jamuan makan malam maka yang menjadi fokus utama adalah hidangan makanannya dan bukan entertainment, sehingga makanan dan pelayanannya seharusnya menjadi prioritas utama. Untuk itu maka seharusnya disediakan pilihan menu terbaik. Biasanya event perjamuan ini dilengkapi dengan musik baik itu jazz maupun klasik ringan yang digunakan hanya sebagai latar dan bukan entertainment.    

Jika event nya berupa pesta dansa, konser, gala (perayaan) atau resepsi pernikahan dimana entertainment disewa untuk menampilkan musik atau dansa yang memberikan suasana riang maka entertainment harus diletakkan sebagai prioritas utama. Jika penekanannya pada entertainment dan berharap tamu bersenang-senang, berinteraksi dan berdansa, maka mendapatkan entertainment terbaik seharusnya menjadi prioritas utama. Jika penekanannya pada kualitas entertainment maka anggaran seharusnya mencerminkan kualitas event yang didisain untuk dilaksanakan.

Jika fokus event pada seputar meeting, seminar dan presentasi maka layanan presentasional dan audio visual yang menjadi prioritas utama.

Sekali anda tentukan tipe event yang anda harapkan dan apa yang menjadi prioritas, anda dapat memotong anggaran pada area yang bukan menjadi prioritas atau area kritis dan meningkatkan anggaran pada area yang akan memberikan anda biggest bang for your buck. Beberapa event terdiri dari beberapa elemen prioritas. Pada event-event tersebut harus ditentukan dengan lebih cermat urutan daftar prioritas sehingga yang benar-benar menjadi prioritas adalah yang akan memberikan biggest-band-for-their-buck dan return terbaik dari investasi yang telah ditanamkan. Jika hal itu sudah ditentukan maka harus komitmen pada anggaran yang pantas dan sumber daya yang mencerminkan prioritas tersebut untuk mendapatkan hasil event yang terbaik.

 

TAWAR MENAWAR

Ada proses tawar menawar jasa dalam melakukan kontrak dengan profesional yang memiliki antusiasme dan pengalaman untuk menyediakan pelayanan yang berkualitas dan bernilai untuk event yang akan diselenggarakan. Profesional akan memberikan pertimbangan, rencana, mengorganisasi, menunjukkan dan mengikuti kesepakatan dan kewajiban yang ada dalam kontrak. Tidak seperti non profesional, dimana hanya akan memberitahukan pada anda mengenai apa yang ingin anda dengar dan bukan menyatakan hal yang sebenarnya tentang apa yang akan dikerjakan dan yang tidak, profesional yang sebenarnya cukup tegas untuk menyampaikan skenario faktual meskipun kedengarannya tidak enak. Profesional akan mengambil risiko menyampaikan saran profesionalnya yang kelihatannya bertentangan dengan apa yang anda pikirkan, tetapi kenyataannya saran mereka selalu apa adanya dan faktual yang secara langsung dapat meningkatkan event anda sehingga akan memperoleh sukses seperti yang anda harapkan. Profesional yang sebenarnya sering menghadapi risiko kehilangan klien karena melaksanakan integritas daripada melebih-lebihkan presentasi untuk menghasilkan event yang luar biasa seperti yang klien ramalkan. Profesional yang sebenarnya bukan tipe orang yang “oke bos”, tetapi lebih pada sumber sebenarnya, jujur dan memiliki ide dan saran yang membantu.

Sedangkan jika anda mempekerjakan non profesional dengan pelayanan murahan yang tidak “wah”, menggunakan atribut yang keliru, kurang berpengalaman, dan kurang dapat memahami apa yang seharusnya dilakukan, tidak ada proses tawar menawar. Tawar menawar bukanlah cara untuk mendapatkan yang murah, tapi lebih pada bagaimana penghematan yang dapat diperoleh dengan mempekerjakan profesional yang benar-benar berkualitas untuk melaksanakan seluruh kebutuhan event dan mewujudkan segala apa yang diketahui seorang profesional. Apa yang seseorang akan peroleh adalah apa yang seseorang bayar saat memilih untuk mempekerjakan profesional dan bukan pemula atau amatir.”Seseorang tidak akan mendapatkan apa yang dia tidak bayar.” Bayar sedikit akan dapat sedikit. Tidak bayar ya gak dapet. Bayar profesional akan mendapatkan layanan profesional. Ini yang berlaku. 

APAKAH BIAYA ITU SEGALANYA?

Bagi beberapa orang biaya adalah segalanya dan satu-satunya yang menjadi persoalan buat mereka. Biaya seharusnya dipandang sebagai relatif terhadap keberhasilan event dan juga nilai dan kualitas pelayanan yang seseorang terima. Seseorang yang berpikir biaya adalah segalanya dengan mengabaikan nilai dan kualitas pelayanan sering mengabaikan keseluruhan tujuan, tingkat pengalaman yang dibutuhkan, pengetahuan dan pelatihan sebenarnya atau yang profesional sediakan sebagai pelayanan standar. Biaya setiap pelayanan selalu bersifat relatif terhadap nilai dan kualitas dari pelayanan tersebut yang meliputi pengetahuan, pelatihan dan pengalaman. 

TIPE-TIPE PEMAHAMAN TENTANG BIAYA

Berkenaan dengan biaya event umumnya ada tiga hal yang berkenaan dengan mindset yang berlaku dan tertanam dalam pikiran seseorang.

1.     Pemboros

Over spender atau pemboros adalah individu yang membelanjakan uangnya dengan cara yang serampangan tanpa banyak berpikir apakah sesuai dengan rencana atau yang disarankan profesional tentang apa yang sebenarnya diperlukan, sesuai fungsinya dan dengan tujuan yang benar untuk acara tertentu. Seringkali klien mempekerjakan pelayanan yang mengatakan “ya” pada apapun yang diajukan klien, tidak peduli bagaimanapun anehnya, dan tidak mengatakan pada klien hal yang sebenarnya bahwa mungkin beberapa hal yang diajukan klien tidak penting.

Pemboros akan membelanjakan dan membuang uangnya untuk sesuatu yang malah akan mengacaukan dari pada melengkapi keseluruhan skema dan tujuan event. Mereka akan membuang uangnya untuk sesuatu yang sebenarnya malah akan mengurangi efektivitas event. Over spender juga biasanya merupakan orang yang over plan dan overly schedule sehingga menghasilkan terlalu banyak yang malah menghasilkan mimpi buruk dari pada event yang signifikan.

Pemboros  adalah individu yang berpikir bahwa mengeluarkan uang lebih banyak berarti akan membuat event menjadi lebih baik. Namun hal yag sebenarnya adalah bahwa seringkali malah terjadi kelebihan produksi dan membuat event menjadi seperti sirkus daripada menjadi sebuah acara yang elegan.

Hanya waktu yang lebih banyak yang dibenarkan jika kita ingin menambahkan layanan untuk menambah nilai dan kualitas event secara keseluruhan. Bertambahnya waktu diharapkan akan bertambah efektif.

   

2.     Penimbang (The Purposeful Spender) 

Tipe kedua adalah orang yang mengetahui dan meneliti nilai sesungguhnya dari sesuatu. Mereka mengambil keputusan penghematan keuangan berdasarkan perbandingan dan pemahaman tentang nilai, kualitas, dan pengalaman yang sebenarnya. Mereka paham bahwa pengeluaran merupakan bagian penting untuk menciptakan dan menyelenggarakan event yang sebenarnya. Mereka juga tahu bahwa ada bandrol harga yang dapat menghasilkan event yang sangat bagus atau fenomenal.

Orang-orang seperti itu melaksanakan praktek standar penghematan keuangan namun demikian mereka juga tahu kualitas yang mereka inginkan dan akan mengeluarkan uang untuk mendapatkan hal tersebut. Mereka membuat keputusan secara sadar untuk mendapatkan yang terbaik dari yang tersedia bagi mereka. Individu ini tidak murahan dan tidak mengeluarkan uang dengan cara yang memalukan, tetapi lebih baik dianggap sebagai pembeli yang memiliki informasi.

Orang-orang ini menyeimbangkan dan tahu akan nilai saat mereka melihatnya dan akan mengeluarkan uang berdasarkan keputusan yang memiliki informasi. Mereka memiliki anggaran dalam benaknya dalam banyak hal, namun meletakkan kualitas dan nilai sebagai prioritas dari pada anggaran mereka. Mereka bertindak berdasarkan catatan keuangan dan bukan pada anggaran yang ditentukan sebelumnya yang tidak fleksibel dan tidak realistis.

Purposes spender ini tahu apa yang penting dan akan memprioritaskan berdasarkan kepentingan pelayanan tertentu dan bukan berdasarkan batasan anggaran yang tidak realistis. Purposes spender mengendalikan anggaran dengan rewel dan tidak mengizinkan anggaran untuk mengontrol mereka jika kualitas dan nilai berada dalam risiko.

 

3.     Murahan (The Cheap or Under Spender)

Tipe ketiga adalah orang yang yakin murah berarti hemat dan mereka mencoba meyakinkan diri mereka sendiri dan orang lain akan kenyataan itu. Under spender membagi-bagi individu sesuai dengan sumber daya yang memiliki, namun mereka yakin bahwa semua keputusan dan pemahaman harus dilakukan dengan anggaran yang tidak realistik yang diputuskan sebelumnya daripada memahami berdasarkan nilai pasar, pengalaman, dan kualitas yang sebenarnya.

Slogan hidup mereka adalah, “Murah ya murah aja”. Dan jika dihadapkan pada event orang-orang ini akan merongrong keseluruhan event dan terobsesi dengan biaya daripada nilai layanan yang mereka cari. Setiap keputusan yang mereka buat atau mereka tekankan adalah berdasarkan harga murah. Pikiran mereka terhadap event adalah sesuatu yang berlalu begitu saja daripada menikmati perjalanan perencanaan dan penciptaan event yang luar biasa.

Mereka sedikit atau malah tidak sama sekali melakukan perbandingan pelayanan dan tidak memahami apa yang ingin mereka capai dan kurang memahami mengenai standar kualitas dan pengalaman profesional.

Cheap spender ini juga benar-benar tidak memahami tawar menawar yang sebenarnya meskipun berada dalam wewenang mereka. Orang-orang ini lebih suka pelayanan yang tidak mengurangi uang mereka dengan mengadakan acara murahan dan tidak ingin membelanjakan sumber daya yang cukup untuk menampilkan acara dan staf yang pantas.

Under spender ini juga seperti over spender yang tidak fokus pada realitas event dan pada kualitas layanan yang memiliki sertifikatasi dan pengalaman. Juga hanya fokus pada uang, bukan event dan orang-orang yang bersungguh-sungguh menyediakan jasa untuk itu.

 

Perencanaan Event

Bagian penting dari event project manajement adalah perencanaan. Ini merupakan proses pemikiran yang  menyesuaikan semua komponen bersama-sama. Termasuk pada peramalan setiap masalah yang akan muncul dan solusinya. Bagaimanapun untuk dapat melihat semua masalah merupakan hal yang mustahil. Lebih realistis dengan menganggap perencanaan event sebagai metode untuk mengurangi jumlah masalah yang akan timbul. Dengan anggapan ini tujuan perencanaan event adalah untuk merencanakan semua tugas yang dapat direncanakan sehingga perubahan dan masalah yang tidak terduga dapat ditangani dengan suatu cara yang terfokus. Meskipun kebanyakan aspek yang berkenaan dengan event dapat diorganisasikan, tetapi tetap saja selalu ada yang tidak terduga dalam persiapan event yang memang berubah-ubah.

Event Project Life Cycle

Pelajaran dasar dari perencanaan event adalah akan selalu terjadi perubahan selama pengorganisasian event. Misalnya jumlah staf yang akan semakin banyak menjelang event. Beberapa event company dimulai dari dua orang pada tahap konsep awal sampai kemudian menjadi ratusan staf dan relawan pada hari pelaksanaan event. Konsep yang menyatakan bahwa event memiliki siklus merupakan sebuah metafora yang menunjukkan perubahan dan pengembangan perencanaan dan implementasi. Diagram dibawah ini menunjukkan event project life cycles.

Event dimulai dari sebuah konsep atau ide, pertanyaan pertama yang diajukan adalah “apakah mungkin?” Kemungkinan ini menjadi umpan balik bagi konsep dan begitu terus sampai konsep dikembangkan. Sekali terlihat mungkin, perencanaan event sudah dapat dimulai. Namun hal ini bukan merupakan model linear atau mekanis. Perencanaan dapat mengungkap peluang atau risiko yang diperlukan untuk memodifikasi konsep event. Aspek yang sudah direncanakan dapat diimplementasikan sementara area lain masih dalam tahap perencanaan. Sebagai contoh promosi sudah dapat dimulai sebelum perencanaan lokasi. Ada beberapa aspek yang sudah dapat diselesaikan sementara yang lain baru dimulai.

Hal-hal seperti risiko, konten, dan biaya sebagaimana juga jadwal kegiatan harus dikelola selama siklus. Risiko dapat sangat berbeda sepanjang siklus event project. Hal ini berarti bahwa perencanaan event bukanlah dokumen statis. Satu-satunya kepastian yang ada hanyalah perubahan. Perubahan internal meliputi penambahan jumlah staf dan semakin banyaknya kontrak manajemen, yang melibatkan lebih banyak pemasok. Perubahan internal juga bisa tidak terduga. Event company bisa saja melaksanakan event lain, sementara satu event sedang dalam tahap perencanaan. Sedangkan perubahaan eksternal bisa saja merupakan perubahan yang biasa terjadi berkenaan dengan venue atau malah dalam skala yang lebih luas misalnya perubahan nilai tukar mata uang.  

Perubahan apapun yang terjadi, event tetap harus dilaksanakan dalam batasan-batasan yang ditetapkan oleh klien, seperti keuntungan yang diinginkan, atau isu etika dan hukum. Bentuk siklus event yang diselenggarakan sebelumnya akan menentukan tujuan event. Ada juga batasan yang tidak nampak seperti budaya kerja klien.

Skala

Perencanaan event bisa saja dituliskan hanya dalam satu lembar kertas atau malah tertulis dalam satu buku. Ini tergantung pada tingkat perincian atau skala perencanaan. Tingkat perincian akan tergantung pada faktor berikut:

• Kompleksitas event
• Skala event
• Keterbiasaan event management, staf and pemasok pada jenis event
• Persyaratan legal dan stakeholder
• Waktu dan sumber daya lain yang dialokasikan pada tugas perencanaan

Proses penulisan rencana membantu dalam membuat struktur event. Ini juga merupakan perangkat komunikasi dan menjadi dasar proyek dimana event dapat diukur. Hal ini bukan hal yang ajeg, melainkan butuh perbaikan-perbaikan selama proses siklus event.

Risiko

Merupakan sebuah risiko jika rencana tertulis dijadikan master event daripada dijadikan sebuah metode untuk menghasilkan event yang sukses. Prosedur Penilaian -> Rencana  -> Implementasi -> Evaluasi merupakan tindakan yang terlalu menyederhanakan rangkaian yang kompleks dari proses yang tumpang tindih. Saya percaya bahwa hal ini menjelaskan sikap diamnya event manager untuk menciptakan pernyataan misi dan tujuan. Dalam lingkungan event management yang berubah cepat ini, hal tersebut dapat dengan mudah menjadi beban bagi event management. Cukup untuk dilakukan tanpa meninjau kembali dan mengerjakan ulang semua tujuan.

Sehingga ada kecenderungan dalam penulisan akademis event management untuk melihat perencanaan sebagai obat mujarab bagi semua masalah event. Mereka menekankan bahwa kegagalan utama sebuah event merupakan hasil dari perencanaan yang buruk. Hal ini terus menerus diajarkan dan menjadi sesuatu yang terus diingat. Jika perencanaan dianggap sebagai peramalan dari semua masalah yang belum terjadi maka, dengan kenyataan itu sendiri, tidak akan pernah ada perencanaan yang cukup. 

Dalam dunia event organising yang nyata, perubahan dan masalahnya bisa muncul dari mana saja. Bisa saja pejabat setempat tidak menyukai event dan membatalkannya atau semua peralatan event yang dikirim tidak sampai pada venue yang ditentukan. 

Hasil dari setiap perubahan dalam sebuah sistem yang kompleks membuat sejumlah variabel yang terkait tidak dapat diprediksi. Sebagai contoh, jika ada 200 tugas yang harus dilakukan untuk melaksanakan event dan satu tugas mengalami perubahan atau satu tugas baru disisipkan, maka hubungan antara semua tugas tersebut dapat berubah sebanyak 200 x 199 hubungan, yang dapat mengubah seluruh hubungan dan seterusnya tanpa batas. Dengan kata lain perubahan kecil dapat dengan mudah menghasilkan hal yang tidak terduga.

Seperti yang dinyatakan oleh Deitrich Dorner dalam The Logic of Failure, perencanaan dapat menjadi alasan untuk tidak bertindak. Dengan sebuah ironi dia menyatakan:

The attempt to escape the uncertainty of a complex situation can take the form of flight to the high ground of minute , detailed planning, preferably fortified by mathematical formulas, for what we arrive at by calculation is bound to be right.

Dalam situs ini terdapat saran pada area yang dapat direncanakan. Proses ini dijelaskan pada bagian project manajement dan pengetahuan tentang hal ini tersebar di bagian yang lain.

Event Office

Terdapat kecenderungan dalam organisasi besar untuk mengkonsolidasi semua fungsi event yang terkait kedalam sebuah event office. Semakin penting penyelenggaraan sebuah event terhadap tujuan perusahaan atau organisasi pemerintahan, maka semakin mungkin untuk memiliki ketrampilan dan pengetahuan yang lebih mudah diperoleh dan dipahami.