Chapter 6 Perencanaan Operasional

6-7 Perencanaan Risiko Event

Risiko Special Event dari Perspektif Project Management

Resiko adalah berbagai kemungkinan dan konsekuensi dari tidak tercapainya tujuan proyek event yang ditetapkan. Tantangan terbesar dari industri event adalah kehadiran risiko yang menjadi bagian integral dari industri tersebut.

Dalam suatu perusahaan, kantor event bertanggung jawab untuk membiayai sejumlah event besar atau pekerjaan besar lainnya, bekerjasama dengan bagian pemasaran atau humas karena kantor event memiliki pengetahuan dan keterampilan untuk memastikan bahwa event dapat memaksimalkan kesempatan yang ada dan meminimalkan risiko bagi perusahaan.

Tiap event merupakan kombinasi unik dari suppliers, venues, klien, sponsors, dan audien. Meskipun jika semua elemen event benar-benar sama, namun cuaca pasti berbeda, dolar Australia naik, perusahaan pentingnya bankrut atau merger, atau ada aturan baru yang berkenaan dengan event.

Jika kita tidak belajar dari kesalahan, maka kita akan dinyatakan bersalah dan akan mengulanginya. Event manager individual, dengan diri mereka sendiri, akan sulit melakukan hal ini. Pastinya mereka dapat belajar dari kesalahan mereka sendiri – tapi hal ini tidak dapat membuat sebuah industri. Asosiasi seperti ISES dapat menyediakan tempat untuk menyimpan the 'lessons learned' yang dapat digunakan untuk memperkuat industri.

Untungnya event manager memiliki perangkat yang dapat digunakan bagi event mereka selanjutnya. Yaitu merupakan metodologi manajemen risiko yang dibentuk dalam project management. Tulisan ini akan memberikan outline metodologi tersebut, mengadaptasikannya kedalam industri event dan akhirnya memberikan beberapa referensi.

Manajemen Risiko

Industri kita didasarkan pada risiko. Ketidakpastian akan masa depan akan menciptakan risiko. Sebuah event merupakan kombinasi unik dari elemen-elemen seperti suppliers, pengunjung, klien dan juga tingkat ketidakpastian. Kebanyakan waktu event manager digunakan untuk mengurangi ketidakpastian ini. Saat saya menyelenggarakan konser ditengah-tengah rawa ( Macquaire Marshes di NSW) ketidakpastiannya sangat tinggi. Apakah ada orang yang datang? Apakah saya harus menggunakan satelit untuk siaran? Apakah ada pengunjung yang nanti digigit ular atau bertemu dengan babi hutan. Pekerjaan manajemen risiko ini adalah untuk menemukan area ketidakpastian dan menguranginya. Penjelasan ini tidak cukup bagi event manager modern, mereka harus mampu mendemonstrasikan bagaimana hal ini dilakukan.

Mitos pertama yang harus dihilangkan adalah bahwa manajemen risiko hanya memberi perhatian pada keselamatan atau keamanan. Ini memang merupakan bagian penting manajemen risiko – tapi tidak hanya itu. Jika event manager berkonsentrasi hanya pada isu keselamatan, maka mereka akan kehilangan area risiko lain yang akan mengganggu keselamatan itu sendiri. Sebagai contoh tidak cukup dana untuk menyewa sejumlah staf keamanan karena sponsor menarik diri. Dalam kasus ini risiko utama adalah penarikan diri sponsor. Risiko kedua adalah hasil dari isu keamanan. Keunggulan yang dimiliki event manager adalah mereka sangat sadar akan risiko keselamatan. Orang-orang adalah event kami. Saat seseorang mendarat dibulan dan dunia menyaksikannya – ini yang membuat special event – maka ini bukan hanya perbuatan orang-orang engineering. Event manager memahami proses dasar untuk melakukan perencanaan manajemen risiko secara penuh. Mereka siap melakukan hal ini saat mereka berjalan menuju lokasi, melihat masalah, seperti listrik yang tidak bisa dimatikan atau tangga yang tidak nampak pada cahaya terang.

Konsep yang salah :

l penilaian resiko hanya dibutuhkan oleh event besar

l penilaian resiko hanya dilakukan oleh profesional atau event organiser

l penilaian resiko sangat kompleks dan berbelit-belit

l saya tidak paham akan penilaian resiko

l saya tidak perlu khawatir tentang penilaian resiko

mengapa semua event memerlukan penilaian resiko?

l Sebagai seorang event event organiser, kita mempunyai tanggung jawab kepada publik untuk memastikan bahwa event yang kita selenggarakan berjalan dengan aman dan matang.

l Penilaian tentang resiko memberikan arahan kepada kita tentang tindakan apa yang harus diambil ketika terjadi peristiwa.

l Penilaian atas resiko tidak menajamin bahwa event yang dilaksanakan tidak mengandung kesalahan, tetapi penemuan-penemuan diawal sangat membantu mengurangi terjadinya akibat yang bakal muncul bila hal tersebut tidak diketahui di awal.

l Penilaian atas resiko meruapakan usaha terbaik kita bahwa perencanaan yang kita buat selalu dilandasi oleh back up strategy dan pencegahan yang efektif.

Poin kunci :

l yakinkan bahwa setiap orang mempunyai tanggung jawab atas posisi dan bidangnya, erutama yang berkaitan dengan keselamatan, kesehatan dan gangguan terhadap jalannya acara

l selain dalam bentuk tulisan, pastikan bahwa semua crew yang terlibat dilakukan briefing atas resiko yang potensial

l penilaian atas resiko adalah proses yang logis – nyatakan dalam pertanyaan : “bagaimana jika...” jangan buat complicated. Anda harus mencari cara untuk mengcover dan menanganinya.

Proses analisis risiko yang dapat digunakan oleh para event manager dalam setiap event yang dijalankannya :

 Identifikasi risiko

 Menilai kemungkian terjadinya risiko

 Menilai dampak terjadinya risiko

 Membuat strategi untuk meminimumkan risiko

 Menetapkan tugas untuk meminimumkan risiko dengan kerangka waktu

 Monitor risiko

 Menilai kembali risiko dengan tindakan lebih lanjut

Figure 1 shows the flow chart of the process. Note that there is an output - or deliverable from this. It is a risk plan document.

Figure 1 ( adapted from O'Toole W & Mikolaitis P 2002

Terdengar sangat teknis – tapi jika anda mengamati apa yang anda lakukan jika anda bertanya pada caterer contoh makanan mereka anda mulai memasukkan elemen manajemen risiko ke dalam event. Penilaian risiko anda dapat menyimpulkan bahwa ini merupakan ide yang baik untuk mengambil foto piring makanan sehingga caterer tahu apa yang anda harapkan pada malam event. Sehingga meminimumkan kemungkinan mereka melakukan kesalahan pada saat itu jika mustahil untuk memperbaikinya, seperti jika akan dihidangkan untuk tamu.

Harapannya, contoh ini dapat menggambarkan proses manajemen risiko teknis sebagai sifat alamiah kedua dari event manager, yang lebih pada intuitif. Langkah selanjutnya adalah melihat semua elemen event dan mengaplikasikan proses yang sama. Tapi disini ada masalah – bagaimana anda mengidentifikasi semua elemen tersebut? Jika anda melupakan satu hal maka anda tidak dapat melakukan manajemen risiko secara penuh. Inilah mengapa manajemen risikko di dasarkan pada project management. Elemen tersebut ditemukan dalam work breakdown structure (WBS). Oleh karena itu, daftar pekerjaan yang dibutuhkan harus dilakukan untuk mengorganisasi dan menyelesaikan event.

Sebagai contoh salah satu elemen WBS adalah sponsorship. Risiko yang ada pada wilayah ini bisa jadi sponsor menarik diri dari event. Menggunakan proses analisis risiko diatas, kita dapat melihat kemungkinan hal ini terjadi dan konsekuensinya jika hal ini terjadi. Lalu kita mencoba mengurangi keduanya jika mungkin. Kita dapat mengurangi kemungkinan ini dengan memastikan bahwa kita secara teratur mengkomunikasikan dengan sponsor dan memahami kebutuhan bisnis mereka. Kita dapat mengurangi konsekuensi yang terjadi dengan memastikan bahwa kita memiliki sponsor pengganti. Apakah ada cara lain bagi event untuk mengurangi risiko tersebut?

Ada lebih banyak perangkat dan teknik dari project management yang dapat digunakan, yaitu:

1. Analisis Stakeholder – beberapa risiko muncul dari permintaan stakeholders. Oleh karena itu stakeholder management plan merupakan langkah pertama manajemen risiko.

2. Fault trees – teknik ini digunakan untuk membantu identifikasi risiko dan membuat staf dapat diminta nasehatnya dan menjadi bagian proses manajemen risiko. Catat bahwa 'konsultasi' merupakan rekomendasi dalam beberapa aturan OHS. Mendapatkan keterlibatan staf dan suplier dalam analisis risiko merupakan langkah penting.

3. Dokumentasi – bukti keberhasilan manajemen risiko bukan hanya bebas dari insiden, event yang sukses, tapi juga dokumen yang mencatat risiko dan menjadi bagian terintegrasi dari event management. Hal ini juga termasuk lembar laporan insiden dan daftar risiko. Hal ini membentuk dokumen perencanaan manajemen risiko. Dokumentasi ini merupakan dasar bagi project management.

4. Terminologi - manajemen risiko proyek memberikan event company sebuah daftar bentuk akurat yang dapat menggambarkan risiko. Hal ini merupakan standar yang digunakan pada seluruh industri. Sebagaimana staf memiliki bahasa untuk menggambarkan masalah yang mungkin terjadi pada saat yang sama ketika mereka menganalisanya.

5. Audit Risiko – audit risiko terkait dengan kompetensi dan model maturity yang dinamakan conference paper. Tujuan audit risiko adalah agar organisasi event mengetahui standar yang mereka gunakan dibandingkan dengan industri lainnya. Hal ini membantu gap yang ada. Gambar 2 merupakan adaptasi dari industri olahraga – yang jauh lebih maju dibandingkan dengan industri event dalam bidang ini. Dalam kasus ini untuk event publik.

Figure 2 sample from Risk Audit - adapted by the author from the Department of Sport and Recreation Tasmania (with permission)

contoh Identifikasi risiko menggunakan checklist dibawah ini agar cepat

1. Organisasi

 Apakah event dilaksanakan dengan dukungan sebuah perusahaan?

 Apakah komite telah mendelegasikan kewenangannya untuk mengorganisasi dan melaksanakan event?

 Apakah peran komite sudah jelas?

 Apakah tanggung jawab anggota komite sudah jelas?

 Apakah komite bekerja sesuai dengan timelines yang sudah dibuat?

 Apakah catatan yang akurat mengenai proses dan keputusan pada rapat telah dibuat?

 Apakah komunikasi telah dijaga dengan baik antar anggota komite?

 Apakah komunikasi telah dijaga dengan baik antar komite dengan organisasi induk?

 Apakah pengelola sadar akan dengan Duty of Care?

2. Keuangan

 Apakah proyeksi finansial telah diselesaikan untuk mewujudkan event?

 Apakah keuangan telah dialokasilan pada masing-masing peran anggota komite?

 Apakah sudah ada persetujuan untuk memisahkan keuangan event dengan organisasi induk?

 Apakah transaksi keuangan sudah sesuai dengan bukti?

 Apakah bukti transaksi telah tersimpan dengan baik?

 Apakah ada petugas keamanan yang menjaga aset finansial?

O'Toole W. & Mikolaitis P., Corporate Event Project Management J Wiley NY 2002

Dalam industri event sebagaimana juga industri lain yang project based, identifikasi dan manajemen risiko menempati prioritas tertinggi bagi manajemen. Ada beberapa keadaan tertentu pada event yang menambah pentingnya manajemen risiko seperti:

Kerumunan yang besar
Menggunakan tenaga relawan dan staf yang tidak cukup terlatih
Venue dan lokasi yang tidak dapat diuji/diperiksa
Keputusan yang harus cepat dan kurangnya waktu, khususnya jika event sudah semakin dekat
Aktivitas yang kompleks dan membutuhkan spesialisasi
Mendebarkan, aktivitas yang ditampilkan yang merupakan risiko
Kebutuhan akan hubungan yang baik dengan komunitas
Komunikasi yang tidak dapat diuji
Event company yang baru
Pengendalian 'continuing work' yang sedikit pada subkontraktor dan supplier

Kurangnya waktu untuk mempertimbangkan dengan baik keputusan yang diambil, seiring dengan semakin dekatnya event, ditambah lagi dengan biaya yang dibutuhkan untuk membuat setiap perubahan, menjadikan periode yang sangat berisiko pada saat event hampir dimulai.

Kedua hal tersebut diatas bersama-sama menjadi alasan yang penting untuk mengidentifikasi dan mengendalikan masalah sebanyak mungkin.

3. Definisi Manajemen Risiko

Definisi manajemen risiko menurut The Australian Standard adalah:

Manajemen Risiko merupakan bentuk yang diaplikasikan ke dalam metode sistematis dan logis dalam membangun konteks, identifikasi, analisis, evaluasi, mengelola, memonitor dan mengkomunikasikan risiko yang terkait dengan setiap aktivitas, fungsi atau proses yang mampu dilakukan oleh organisasi untuk meminumumkan kerugian dan memaksimumkan peluang. Manajemen Risiko lebih pada identifikasi peluang dan menghindari atau mengurangi kerugian.

Penekanan pada identifikasi peluang sangatlah penting bagi event management sebagaimana risiko yang dapat merangsang proses kreatif.

Pada sebuah event yang saya selenggarakan baru-baru ini bersama Dewan Seni didaerah pedalaman Warrumbungles di Australia, hujannya sangat lebat, badai dan semua sungai banjir. Dan ini merupakan event outdoor. Saya membuat keputusan untuk memindahkan event kedalam arena olahraga tertutup. Selama seharian di dalam venue, seniman lokal melukis gambar pegunungan yang besar sehingga audien paling tidak akan merasa berada di sebuah gunung berapi. Ini merupakan kesempatan untuk memperoleh uang untuk disumbangkan pada kegiatan amal. Kami memutuskan untuk melelang lukisan tersebut dan mendapat $1500. Sebuah risiko telah berubah manjadi peluang.

4. Identifikasi Risiko

Pengetahuan yang didapat dari pengalaman menyelenggarakan event adalah kemampuan untukmengidentifikasi risiko. Sehingga masuk akal jika kita bertanya pada mereka yang telah berpengalaman. Dalam banyak kasus mereka ini adalah kontraktor dan pemasok. Meskipun sebuah event bisa saja memakan waktu perencanaan selama setahun dan selesai dalam satu hari, pemasok secara kontinyu bekerja pada beberapa event dan pengetahuan mereka tidak ternilai dibandingkan dengan event manager.

Metode identifikasi risiko lainnya adalah:

1. Mengadakan pertemuan dengan stakeholder

2. Mempekerjakan pakar manajemen risiko

3. Mengumpulkan isu pada pertemuan staf dan relawan

4. Melalui pemerintah setempat dan kepolisian

5. Menanyakan petugas emergensi

Bertukar pikiran merupakan metode identifikasi risiko yang umum. Pertemuan untuk bertukar pikiran ini dapat diselenggarakan pada sepanjang event atau pada bagian tertentu.

Menggunakan pengujian event, model event, dan 'event incubating' merupakan metode lain untuk mengidentifikasi risiko. Olympic Organising Committee membuat jadwal terperinci dari event yang lebih kecil yang dapat menguji aspek dari rencana keseluruhan. Sebelum ada komputer yang dapat melakukan modelling event. Bagaimanapun, skenario keuangan sederhana, menggunakan kertas kerja dan software project management, digunakan sebagai metode untuk identifikasi risiko. Dalam skala yang lebih besar dan lebih scientific, event dapat dibuatkan inkubator dalam sebuah lingkungan yang terkendali atau dalam sebuah skala kecil dan rencana yang telah selesai digunakan sebagai dasar dari event yang lebih besar atau digunakan di wilayah lain.

5. Perangkat Identifikasi Risiko

Cause to effect :

Effect to cause ;

5.1 Fault Tree

Kurangnya Peserta pada Festival Wine and Food

Promosi	Tema/Konten	Operasi/Staging	Lingkungan
Publisitas negatif	Supplier yang tidak cocok	Ketiadaan parkir/ transport	Cuaca buruk

5.2 Dokumentasi

Gambar 2 Lembar Analisis Risiko

Gambar 3 Grafik Dampak Risiko

Risk Management for Special Events

Planning, Evaluation and Risk Control Checklist

ABAG PLAN

Introduction

This checklist and event evaluation tool was developed to assist ABAG PLAN members anticipate and reduce the uncertainly involved in special events planning and execution. No checklist can identify every possible scenario and risk exposure, but it will provide a framework for discussion and analysis of risk associated with each exposure. This process will help assure that incidents do not occur as a result of poor planning or failure to recognize potential risk. The completed checklist also provides documentation of the evaluation process, assigns accountability, and provides a means of follow up.

Event Details

Name of the Event:

Date(s:

Hours Open to Public:

Anticipated:

Audience/Attendees: Families ___ Teens ____ Seniors ____ Children ____ Singles ____

Disabled ____ Pets ____

Event Sponsor:

Event Organizer:

For Profit ____ Non Profit ____

Organizing Committee Members:

Participating Groups/Organizations:

Service or Goods Providers:

Moderate to High Risk Events

IF your event involves any of the following, please contact Marcus Beverly, Risk Manager, ABAG PLAN regarding special events insurance coverage. Special events insurance requirements for

Special Events/Instructors, Vendors/Contractors Insurance and may be reviewed at

1 Minors as participants

2 Lodging and Accommodations will be provided for overnight stays for participants

3 Alcoholic beverages will be served

4 Vendors and/or exhibitors will be present

5 Musical performances or other entertainment will be provided

6 Rides

7 Mechanical devices

8 Inflatables (jumphouses, etc)

9 Animals, petting zoos

10 Fireworks, hazardous materials, or other fire related dangers

11 Any other activity that would rank as “moderate to high” risk such as races or water sports

Certificates of insurance must be obtained which name the city as an additional insured.

Potential Risk	Check issues of concern associated with this event	Risk Management Strategy (may be a combination of all)				Person Responsible	Plan To Be Completed by Date
		Cancel the Activity	Hazard ID and Mitigation Procedures Needed	Insurance and Contracts	Response / Contingency Plans

PLANNING AND EVENT ADMINISTRATION
Special Events Committee in place
Schedule meetings to assure consistent communications with all stakeholders
Document review and verification process in place
Safety review for each activity in place
Vendor/Contractor risk control plan provided
Guidelines, rules, and requirements for all providers and participants signed
A thorough site/building survey has been completed to assure it meets criteria for the event and has no identifiable associated detracting features or hazards

Potential Risk	Check issues of concern associated with this event	Risk Management Strategy (may be a combination of all)				Person Responsible	Plan To Be Completed by Date
		Cancel the Activity	Hazard ID and Mitigation Procedures Needed	Insurance and Contracts	Response / Contingency Plans

FINANCIALS
Financial projections are complete and indicate event is viable
A member of the organizing committee has been designated as responsible person for finance
Receipt collection and accounting procedure is in place
A mechanism is in place which keeps the City” finances separate from the organizer’s finances, if different
Bonds
Event cancellation penalties or losses
Security deposits
Fees

Potential Risk	Check issues of concern associated with this event	Risk Management Strategy (may be a combination of all)				Person Responsible	Plan To Be Completed by Date
		Cancel the Activity	Hazard ID and Mitigation Procedures Needed	Insurance and Contracts	Response / Contingency Plans

PEOPLE SAFETY
Participant
Spectator
Lost person(s)
Minors
Crowd control
Volunteers and employees

Potential Risk	Check issues of concern associated with this event	Risk Management Strategy (may be a combination of all)				Person Responsible	Plan To Be Completed by Date
		Cancel the Activity	Hazard ID and Mitigation Procedures Needed	Insurance and Contracts	Response / Contingency Plans

SITE SAFETY
Seating
Props and decorations
Walking surfaces
Lighting/visibility
Temporary structures
Temporary electric/utilities
Emergency service access
Heating and cooling
Communications
Sanitation
Life safety for buildings (capacity, exits, alarms, emergency lighting)
Fire prevention and controls-pyrotechnics, bonfires, fireplaces

Potential Risk	Check issues of concern associated with this event	Risk Management Strategy (may be a combination of all)				Person Responsible	Plan To Be Completed by Date
		Cancel the Activity	Hazard ID and Mitigation Procedures Needed	Insurance and Contracts	Response / Contingency Plans

PARKING AND TRANSPORTATION
Road closure
Traffic routing
Emergency vehicle access
Parking
EMERGENCY RESPONSE
First aid/Medical
Evacuation
Earthquake
Fire
Violence
ENVIRONMENT
Noise and/or light pollution
Environmental impact
Water utilization and disposal
Recycling
Weather contingency
SECURITY
Alcohol/Drug management
Fencing/Perimeter security
Protection of money
Entry/Admission controls
Anti-social behavior
Sabotage
VENDOR-CREATED RISK
Cooking (fire, hot oil, etc)
Food safety
Temp. structures or equipment
Storage
Mobility and transport

ANIMALS
Pet Admission
Exhibits
Performances
ENTERTAINMENT
Rides
Inflatables (e.g. jumphouses)
Mechanical devices
Play equipment
Demonstrations

REGULATORY / LEGAL / RISK TRANSFER
Waivers and hold harmless
Insurance policies
Accessibility and special accommodations
Permit requirements
Application review
Use agreements
Contracts
License and/or certification requirements
New legislation pertaining to the event which must be addressed
REPUTATION
Entertainment
Political
Drugs and alcohol
Vendor sales items
Impact on property owners and neighbors