Chapter 6 Perencaan Operasional

6-4 Perijinan, Safety & Security

Security

Sekuriti merupakan suatu keharusan bagi setiap event. Mulai dari tempat parkir, sampai pemeriksaan barang bawaan anda. Sekuriti sangat penting untuk keamanan dan kenyamanan para tamu. Sekuriti membantu dalam wilayah yang membutuhkan perhatian akan keamanan dan pertanggungjawaban dan juga membantu atau mencegah situasi yang berada diluar kendali. Sekuriti memberi jaminan kepastian pada tuan rumah dan penyelenggara event bahwa segala sesuatu akan berjalan secara meriah dan tamu-tamu dapat menikmati acara tanpa rasa kawatir akan keselamatan diri. Pelaksana event harus mengetahui hal-hal yang berkenaan dengan kebijakan keamanan dan jumlah personil yang dibutuhkan pada setiap venue event atau fasilitas yang terkait dengan waktu dan tanggal pelaksanaan event.

Menentukan Tingkat dan kebutuhan keamanan

Setiap event membawa risiko keamanannya sendiri dan keselamatan pengunjung harus menjadi perhatian utama. Tergantung pada kebutuhan tertentu event anda, keamanan seharusnya diletakkan pada tingkat risiko yang sama. Bagaimana anda mengevaluasi kebutuhan keamanan. Menentukan tipe event dimana anda menjadi penyelenggara, ukuran keramaian, apa yang dipakai dan dibawa oleh pengunjung, wilayah sekeliling tempat event atau venue dan item bernilai yang akan digunakan, dipajang, atau dilelang pada event anda merupakan faktor-faktor yang sangat penting.

Alokasi dan Penempatan keamanan

Menempatkan personal kemanan yang kompeten tidak jauh berbeda dari agen penegak hukum diwilayah anda. Pihak kepolisian telah terlatih dengan baik mengenai protokol yang pantas dan kebutuhan keamanan dan perlindungan pada event. Beberapa petugas akan menyebar dengan pakaian dinas penuh atau dengan pakaian preman tergantung pada kebutuhan penampakkan dan perhatian keamanan. Bentuk keamanan lainnya adalah agen atau personil perlindungan yang sangat terlatih untuk menangani industri event dan hospitality.

Area dan concern keamanan

Parkir dan berjalan dari kendaraan menuju venue merupakan salah satu perhatian keamanan yang utama. Tempat parkir yang terbuka dengan pencahayaan yang rendah menjadi sumber perhatian keamanan. Wilayah yang berada diseputar venue menjadi pertimbangan utama dalam memahami bagaimana menghilangkan risiko keamanan bagi anda dan pengunjung pada saat event. Tidak memperhatikan dan mengabaikan tempat parkirnya kendaraan ini dapat menyebabkan munculnya kejahatan baik berupa penjambretan sampai pada pencurian kendaraan. Memperhatikan dan mengamankan area tersebut akan membuat lingkungan menjadi aman.

Wilayah internal seperti ruang tunggu dan pintu masuk dimana barang-barang pribadi diletakkan atau disimpan juga menjadi perhatian keamanan. Memeriksa kembali barang-barang pribadi seperti jaket, mantel, dan dompet dapat mengurangi risiko kehilangan.

Event seperti lelang, penyerahan hadiah dan pemberian award yang menjadi perhatian keamanan adalah item yang berpindah. Kamera pengawas merupakan salah satu hal yang digunakan untuk itu, tapi ini merupakan rekaman dari kejadian yang sebenarnya. Jika ada suatu benda yang hilang, maka hasil rekaman dibutuhkan untuk mencari kembali benda tersebut. Menggunakan jasa petugas keamanan merupakan metode pencegahan yang terbaik yang dapat mencegah terjadinya kehilangan.

Semakin besar ukuran, lokasi, dan status event yang diselenggarakan maka akan semakin besar pula isu keamanan yang harus diperhatikan. Sebuah isu yang muncul tidak boleh diabaikan. Menanyakan pada personil event dan venue mengenai prosedur dan kebijakan yang mereka gunakan dan berapa jumlah personil yang tersedia untuk melakukan tindakan pengamanan merupakan perhatian utama dari kebanyakan penyelenggaraan event. Jika tidak ada tenaga keamanan yang tersedia maka ini menjadi perhatian utama dari organizer pelaksana event. Aturan umum yang berlaku mengenai keamanan adalah sedikit baik tapi banyak akan lebih baik.

SAFETY & SECURITY CONCERNS OF AN EVENT

Does this venue carry up to date and adequate liability insurance?

Will the room, space or house all my guests and still meet or exceed fire code and fire marshal standards?

If it is raining and everyone came in from the surrounding outside areas will there still be enough elbowroom to walk around comfortably without bumping into each other or will it pose a problem of wall to wall people creating an overcrowding problem?

Does the venue have adequate parking at the facility or is it away from the facility?

Does it have handicapped parking? Does your facility have steep or uneven access ramps, which make it a challenge for the elderly or handicap individuals?

Are the restrooms easily accessible to handicap persons especially those in wheel chairs?

Does the venue have easy and safe access to it? Does it have adequate number of operational elevators, escalators and stairwells into and out of the venue for normal safe procedures and emergencies?

Does the proper have a security check point or gate that is manned 24 hours with a fenced property that helps to assure a higher level of security?

Is the parking safe? Is it a well lit parking lot with plenty of lights? Does the parking area warrant security concerns?

Will the venue provide security or do I need to hire my own?

Is there an extra cost for security or is that included? What is the cost for security?

Is all electrical equipment and hookups safe and secure during my event?

Are there an adequate amount of restrooms in your facility for the number of guests being invited? How many? What is their proximity to the actual event?

Will the venue provide valet parking, parking lot security and personal belongings security? What is the itemized cost for these services?

Are the venue's fire alarms, extinguishers and escape routes or doors clearly marked, working, assessable and free of being block by tables, chairs, etc. or any other debris?

Does the air conditioner work properly especially during hot summer months? If it doesn’t work what is your emergency repair and backup plan? Will I be compensated if the venue's air conditioning is broken the day of my event creating a miserably hot and possible guests overheating safety concerns?

Are there many steps and walkways that are clearly lighted and clearly marked so as not induce tripping and falling?

Does the venue have security for your guests and their vehicles in the parking lots?

Will there be a secure place for gifts with someone watching them?

Will there be a coat room and checker to watch valuable coats, purses or other valuables?